Die Einladungsliste

Nachdem Sie ein Projekt erstellt haben, kommen Sie in die Einladungsliste. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie passende Mitarbeitende für Ihre offenen Jobs finden und einladen oder anmelden können. 

INHALTSVERZEICHNIS

• Wie gelange ich in die Einladungsliste
• Nutzung der Einladungsliste mittels der System-Filter
• Nutzung der Einladungsliste mit personalisierten Filtern
• Mitarbeitende einladen oder anmelden
• Nachträgliche Änderungen bei den Einladungen / Informationen in der Einladungsliste

Wie gelange ich in die Einladungsliste

Nachdem Sie ein neues Projekt erstellt haben, gelangen Sie direkt in die Einladungsliste:

Sie können die Einladungsliste auch aus der Projektübersicht mittels dem Action-Button aufrufen oder das Menüband in der Einsatzplanung nutzen: 

Nutzung der Einladungsliste mittels der System-Filter

Damit Staffcloud automatisch immer die richtigen Mitarbeitenden für Sie findet, ist es wichtig, dass die Qualifikationen und Abwesenheiten der Mitarbeitenden korrekt gepflegt sind und den Funktionen die passenden Qualifikationen hinterlegt sind. 

Lesen Sie dazu hier weiter: Qualifikationen und Funktionen

Standardmäßig sind für die Einladungen alle erstellten Events und Funktionen innerhalb des Projekts ausgewählt. Sie können aber auch die Filter anpassen und jeweils für einzelne Events oder Funktionen separat einladen. Oder Sie überlassen Staffcloud die korrekte Filterung, indem Sie die entsprechenden Systemfilter verwenden. 

Die Systemfilter finden sich ganz unten in der Suchmaske: 

	Verfügbarkeiten	Konflikte	Qualifikationen
Anzeigen	Wenn ein Mitarbeiter eine Absenz im Mitarbeiter-Kalender eingetragen hat, wird ein Warnsymbol angezeigt	Mitarbeiter, welche bereits einen Einsatz im selben Event-Zeitraum haben, werden mit einem Warnsymbol angezeigt.	Fehlende Qualifikationen des Mitarbeiters werden mit einem Warnsymbol angezeigt.
Ignorieren	Absenzen im Mitarbeiter-Kalender, welche in Konflikt mit dem Event-Zeitraum stehen, werden für die Suche ignoriert.	Mitarbeiter, welche bereits einen Einsatz im selben Event-Zeitraum haben, werden trotzdem angezeigt	Die Qualifikation der Mitarbeiter wird für die Suche nicht berücksichtigt.
Zwingend	Mitarbeiter mit eingetragenen Absenzen im Event-Zeitraum werden nicht angezeigt	Mitarbeiter, welche bereits einen Einsatz im selben Event-Zeitraum haben, werden nicht angezeigt.	Es werden nur für den Event qualifizierte Mitarbeiter angezeigt.

Die Standard-Einstellungen für diese Filter können Sie im Bereich Konfiguration anpassen unter Projekte -> Einsatzplanung: 

Wenn Sie nun also in der Einladungsliste alle Filter auf zwingend setzen, schränken Sie Ihr Suchergebnis entsprechend auf nur passende Mitarbeitende ohne Abwesenheiten im Kalender und ohne andere Einsätze im gleichen Zeitraum ein. Auch wenn Sie für verschiedene Tage, verschiedene Jobs suchen, Staffcloud versendet ganz automatisch nur Jobangebote an Mitarbeitende, die qualifiziert sind, nicht abwesend sind oder nicht bereits anderweitig eingeteilt sind. 

Zusätzlich können Sie noch den Distanzen-Filter nutzen. Dieser liefert, je nach Eingabe, zusätzlich zu den anderen gesetzten Filtern nur Mitarbeitende, bei denen die angegebene Distanz zwischen deren Wohnort und dem Einsatzort nicht überschritten wird. So können Sie sicherstellen, dass Mitarbeitende keinen zu langen Anreiseweg haben. 

Wenn alle Filter gesetzt sind, klicken Sie auf "Suchen". 

Nutzung der Einladungsliste mit personalisierten Filtern

Sie können natürlich anstelle der Systemfilter oder auch kombiniert mit diesen nach spezifischen Kriterien suchen. 

Die Suchmaske kann angepasst werden, jedes Datenfeld, das beim Mitarbeiter hinterlegt ist, kann für die Suche genutzt werden. 

Zur Konfiguration der Suchmaske lesen Sie hier weiter: Formulare und deren Anzeige

Zur Konfiguration von Datenfeldern lesen Sie hier weiter: Datenfelder konfigurieren & verwenden

Im folgenden Beispiel wird zum Beispiel nur nach weiblichen Mitarbeiterinnen zwischen 20 und 30 Jahren gesucht, die einen Führerschein haben und zusätzlich dem Pool 1 zugeordnet sind. Zusätzlich werden nur für die Positionen qualifizierte Mitarbeiterinnen gesucht, das der Qualifikationen-Filter auf "zwingend" gesetzt ist: 

Sie können auch für einzelne Events oder Jobs innerhalb des ausgewählten Projekts separate Suchabfragen und Einladungen vornehmen. 

Wählen Sie dazu eine oder mehrere Events und/ oder Funktionen aus, zu denen Sie Mitarbeiter einladen wollen.

Mitarbeitende einladen oder anmelden

Nachdem Sie Ihr Suchergebnis angezeigt bekommen, wählen Sie die Mitarbeitenden aus, die Sie einladen oder anmelden möchten und klicken Sie auf Einladen oder Anmelden:

Nachträgliche Änderungen bei den Einladungen / Informationen in der Einladungsliste

Wenn Sie die Einladungsliste wieder aufrufen finden Sie die eingeladenen Mitarbeitenden unter "Invitation list". 

Mit Klick auf das Info-icon sehen Sie, zu welchen Funktionen der Mitarbeiter eingeladen ist.

Wenn Sie eine Einladung zurückziehen oder eine Anmeldung aufheben wollen, wählen Sie die entsprechenden Personen an und nutzen Sie unten die Action-Buttons: 

Sie können auch nach den verschiedenen Einsatzstati filtern, das Info-Icon zeigt die jeweiligen Details an: 

Selbstverständlich können Sie auch jederzeit neue Personen zu einzelnen Jobs oder für das ganze Projekt nachträglich einladen oder anmelden. Benutzen Sie dazu wieder links die Filter für die Suche nach passenden Mitarbeitenden. 

Bereits eingeladene / angemeldete Personen werden nicht erneut eingeladen, Sie können aber die "Nachricht senden" Funktion nutzen um Mitarbeiter zu erinnern: