Datenfelder konfigurieren & verwenden

3 Tipps zum Umgang mit Datenfeldern

1. Datenfelder recyclen. 
   • Ein Datenfeld kann / soll in mehreren Formularen eines Bereichs benutzt werden. 
   • Beispiel: Das Datenfeld "Vorname" ist ein Frei-Text-Feld und ist in den Formularen "Mitarbeiter verwalten", "Rekrutierung Seite 1" sowie "Mitarbeiter Mein Konto" eingebettet. Änderungen am Inhalt eines Feldes sind in allen entsprechenden Formularen sichtbar.

     

     
     

     
     
2. Duplikate von Datenfeldern sind zu vermeiden (folgt aus Punkt 1). 
   • Sie sollten für die gleiche Information nie zwei unterschiedliche Datenfelder nutzen. 
   • Beispiel: Datenfeld  "Handynummer" im Bewerbungsformular, Datenfeld "Mobile-Nr" im Formular "Mitarbeiter verwalten"
3. Verwenden Sie Auswahl-Felder mit Wertelisten. 
   • Oft bietet es sich an, für ein Datenfeld eine Antwort-Auswahl vorzudefinieren, anstatt eine freie Text Antwort zu erlauben. 
   • Beispiel: Wenn Sie in der Einladungsliste das Suchkriterium "Auto vorhanden" benötigen, ist eine "Ja/Nein"-Auswahl im Bewerbungsformular zweckdienlicher als freie Texteingaben wie "VW Polo von meiner Mutter"

Datenfelder im Formular konfigurieren

Formular auswählen

Formulare können Sie unter "Konfiguration -> Formulare" bearbeiten. Wählen Sie im Dropdown das Formular aus, welches Sie bearbeiten möchten. Eine Aufstellung aller verfügbaren Formulare nach Gliederung der Bereiche "Mitarbeiter", "Kunden", "Kontakte", "Projekte" und "Events" finden Sie hier. Datenfelder werden für jeden Bereich getrennt geführt.

Datenfeld in Formular einbetten

Ziehen Sie das gewünschte Datenfeld aus der linken Spalte "Verfügbare Felder" in einen Abschnitt im Formular. (Drag&Drop) Wie man einen neuen Abschnitt erstellt, lesen Sie weiter unten.

Datenfelder aus Formular entfernen

Ziehen Sie das gewünschte Datenfeld aus dem Formular raus und legen Sie es in der linken Spalte "Verfügbare Felder" ab. (Drag&Drop) 

Datenfeld unwiderruflich löschen 

Klicken Sie auf das "Papierkorb"-Symbol des zu löschenden Feldes. 

ACHTUNG: Das Datenfeld wird aus allen existierenden Formularen gelöscht (siehe Tipp Nr. 1) und kann nicht wiederhergestellt werden. 

Datenfelder bearbeiten
Neue Datenfelder erstellen

Klicken Sie auf Neues Feld und wählen Sie den Typ des Feld aus. Die Eingabe-Maske passt sich nun an die Optionen des jeweiligen Datentyps an. Mehr zu den spezifischen Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im nächsten Abschnitt.

Die Eingabe-Maske

Die allgemeine Eingabe-Maske für Datenfelder besteht aus zwei Spalten. In der linken Spalte findet sich die Sprachauswahl (1) zur Übersetzung des Datenfeldes, der Name des Datenfeldes (2), das Eingabefeld "Code" (3), um dieses Datenfeld für einen Aufruf über die API oder in Exporten zu kennzeichnen, sowie Zusatz-Einstellungen (4), die vom Datenfeld-Typ abhängen und im nächsten Abschnitt beschrieben werden. In der rechten Spalte findet sich der Datenfeld-Typ (5), die Grösse des Datenfeldes (6), verschiedene Validatoren und Filter (7), die ebenfalls vom Datenfeld-Typ abhängen und im nächsten Abschnitt beschrieben werden, sowie das Festlegen einer bedingten Anzeige bzw. Verstecken (9) aufgrund eines Wertes in einem anderen Datenfeld (8).

Datenfeld-Typen
Im vorangehenden Abschnitt wurden mehrere Elemente wie Zusatz-Optionen und Validatoren erwähnt, die vom Datenfeld-Typ abhängig sind. Bevor diese Elemente im Detail erklärt werden, finden Sie hier eine Übersicht über alle verfügbaren Datenfeld-Typen.

Bezeichnung	Beschreibung	Besonderheiten der Konfiguration
Checkbox	Dieser Datenfeld-Typ zeigt eine Checkbox mit Begleittext an.
Wahl	Dieser Datenfeld-Typ zeigt alle verfügbaren Optionen in einer Dropdown-Liste an. Nur eine Option kann ausgewählt werden.	Werteliste benötigt
Farbe	Dieser Datenfeld-Typ ermöglicht die Angabe von Farben mit Hexadezimal-Code.
Datum	Dieser Datenfeld-Typ zeigt einen Kalender bei der Eingabe an.
Datum und Uhrzeit	Dieser Datenfeld-Typ zeigt Kalender und Uhrzeit-Eingabe an.
Dezimal	Dieser Datenfeld-Typ erlaubt die Eingabe von Dezimalstellen.
E-Mail-Adresse	Dieser Datenfeld-Typ verfügt über die Zusatzfunktion "E-Mail Adresse überprüfen", sobald ein Wert gespeichert wurde.
Datei hochladen	Dieser Datenfeld-Typ erlaubt im Bewerbungsformular und der Mitarbeiter-App einen Daten-Upload und stellt in den Projekt- und Event-Details eine Datei zum Download bereit.
index	Dieser Datenfeld-Typ erzeugt eine fortlaufende Nummerierung.
Geld	Dieser Datenfeld-Typ erlaubt 2 Dezimalstellen und formatiert die eingegebene Zahl zu Zifferngruppen.
Multiple-choice	Dieser Datenfeld-Typ zeigt alle verfügbaren Optionen mit einer Checkbox an. Mehrere Optionen können ausgewählt werden.	Werteliste benötigt
Multiple-choice mit Levels	Dieser Datenfeld-Typ zeigt alle verfügbaren Optionen mit einer Checkbox an und zusätzlich kann ein weiteres Kriterium für die Option ausgewählt werden. Mehrere Optionen können ausgewählt werden und mit verschiedenen Werten des ergänzenden Kriteriums belegt werden.	2 Wertelisten benötigt
Nummer	Dieser Datenfeld-Typ erlaubt die Eingabe einer Nummer ohne Dezimalstellen.
Telefonnummer	Dieser Datenfeld-Typ überprüft im Hintergrund, ob die eingegebene Ziffernfolge einer Telefonnummer entspricht.
Rich Text Editor	Dieser Datenfeld-Typ erlaubt die Eingabe von Bildern und Text mit Formatierungsmöglichkeiten.
Text	Dieser Datenfeld-Typ zeigt ein einzeiliges Textfeld an.
Text (multiple lines)	Dieser Datenfeld-Typ zeigt ein mehrzeiliges Textfeld an.
Zeit	Dieser Datenfeld-Typ zeigt die Uhrzeit-Eingabe an.
Website (URL)	Dieser Datenfeld-Typ überprüft, ob der eingegebene Wert eine URL ist.

Datenfeld-Typen mit Wertelisten

Falls Sie einen Datenfeld-Typ erstellen wollen, der eine Werteliste benötigt, müssen Sie zuvor die Werteliste(n) erstellen. Dies wird im Anschluss beschrieben.

Die erstellte Werteliste können Sie im Feld Werte für das Datenfeld hinterlegen. Eine Werteliste kann für mehrere Datenfelder herangezogen werden.

 Wie erstelle ich eine Werteliste?

1. Klicken Sie auf Konfiguration
2. Klicken Sie auf Werteliste
3. Klicken Sie auf Neue Kategorie hinzufügen
4. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Speichern.
5. Klicken Sie auf Neues Element hinzufügen, um die einzelnen Werte anzulegen.

Validierungen in den Datenfeld-Typen

Für die verschiedenen Datenfeld-Typen können zusätzliche Validierungsprüfungen hinterlegt werden. Die untenstehende Tabelle listet alle Validierungsoptionen mit Beschreibung und zugehörigen Datenfeld-Typen auf.

Für die Datenfeld-Typen Farbe, Datum, Datum und Uhrzeit, E-Mail-Adresse, Index, Geld, Nummer, Telefonnummer, Rich Text Editor, Zeit und Webseite (URL) ist ein Validator für die jeweilige Eigenschaft des Feldes fix vorgegeben, d.h. im Datenfeld-Typ "Webseite (URL)" muss eine URL beginnend mit https:// oder http:// eingegeben werden, andere Eingaben sind in diesem Datenfeld-Typ nicht konfigurierbar. 

Bezeichnung	Beschreibung	Datenfeld-Typen
Zwingend erforderlich	Mit dieser Einstellung wird das Datenfeld zum Pflichtfeld. Man kann den Datensatz nur speichern, wenn alle sichtbaren Pflichtfelder ausgefüllt wurden.	Checkbox, Wahl, Farbe, Datum, Datum und Uhrzeit, Dezimal, E-Mail-Adresse, Datei hochladen, Geld, Multiple-Choice, Multiple-Choice mit Levels, Nummer, Telefonnummer, Rich Text Editor, Text, Text (multiple lines), Zeit, Website (URL)
Einmalig	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass der Wert in diesem Feld nur ein Mal in Ihrer Instanz vorkommen darf. Verwenden Sie diese Einstellung für eindeutige Erkennungsmerkmale, wie E-Mail-Adressen oder Sozialversicherungsnummern.	E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Text, Website (URL)
Kleiner als	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass der Wert in diesem Feld kleiner oder gleich dem vorgegebenen Grenzwert sein muss.	Dezimal, Nummer
Grösser als	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass der Wert in diesem Feld größer oder gleich dem vorgegebenen Grenzwert sein muss.	Dezimal, Nummer
Kürzer als	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass der Wert in diesem Feld weniger oder gleich viele Stellen wie die festgelegte Anzahl lang sein muss.	Nummer, Text, Text (multiple lines)
Länger als	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass der Wert in diesem Feld gleich viele oder mehr Stellen wie die festgelegte Anzahl lang sein muss.	Nummer, Text, Text (multiple lines)
Before or equal	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass der Wert in diesem Feld zeitlich vor dem festgelegten Zeitpunkt liegen muss. Als Kriterium kann der aktuelle Tag festgelegt werden, indem man "now" als Kontrollwert einträgt.	Datum, Datum und Uhrzeit
After or equal	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass der Wert in diesem Feld zeitlich nach dem festgelegten Zeitpunkt liegen muss. Als Kriterium kann der aktuelle Tag festgelegt werden, indem man "now" als Kontrollwert einträgt.	Datum, Datum und Uhrzeit
Dateitypen	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, welche Dateiformate in diesem Feld erlaubt sind. Folgende Dateiformate stehen zur Verfügung: gif, jpg, jpeg, png, mp3, mp4, mov, xls, xlsx, doc, docx, pdf, rtf, txt, odt	Datei hochladen
Öffentlich		Datei hochladen
Anfang am	Mit dieser Einstellung legen Sie den ersten Wert für die Indexierung fest.	Index
Überspringen	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, welche Werte die Indexierung überspringt werden.	Index
Länge		Nummer
Gewicht		Nummer
Regulärer Ausdruck	Mit dieser Einstellung kann die Eingabe mittels RegEx-Code auf ein bestimmtes Eingabe-Muster hin überprüft werden. Beispiele hierfür sind AHV-Nummer, SV-Nummer oder IBAN	Rich Text Editor, Text, Text (multiple lines)
Buchstaben	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass man nur Buchstaben in dieses Feld eingeben darf.	Text
Buchstaben und Zahlen	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass man Buchstaben und Zahlen in dieses Feld eingeben darf. Sonderzeichen sind nicht erlaubt.	Text

Zusatz-Einstellungen in den Datenfeld-Typen

In den Zusatz-Einstellungen werden abhängig vom Datenfeld-Typ weitere Einstellungen für die Verwendung des Datenfelds in Staffcloud angezeigt.

Bezeichnung	Beschreibung	Datenfeld-Typen
Wert kann von MA nicht bearbeitet werden	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass Mitarbeiter dieses Feld nur im Bewerbungsformular eingeben und bearbeiten können. Planer können dieses Feld jederzeit bearbeiten.	Checkbox, Wahl, Farbe, Datum, Datum und Uhrzeit, Dezimal, E-Mail-Adresse, Datei hochladen, Index, Geld, Mutliple-Choice, Multiple-Choice mit Levels, Nummer, Telefonnummer, Rich Text Editor, Text, Text (multiple lines), Zeit, Webseite (URL)
Daten beim Löschen beibehalten	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass dieser Wert nach dem Löschen der Mitarbeiter-Daten weiterhin erhalten bleibt.  Überlegen Sie hier genau, welche Informationen Sie benötigen, um Arbeitsnachweise bei einer allfälligen Prüfung vorweisen zu können.	Checkbox, Wahl, Farbe, Datum, Datum und Uhrzeit, Dezimal, E-Mail-Adresse, Datei hochladen, Index, Geld, Multiple-Choice, Multiple-Choice mit Levels, Nummer, Telefonnummer, Rich Text Editor, Text, Text (multiple lines), Zeit, Webseite (URL)
Widget Werteliste benutzen		Wahl
ODER Bedingung in Suche verwenden	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass in den Suchmasken für dieses Datenfeld die ODER Bedingung angewandt wird, d.h. wenn mehrere Optionen des Datenfelds in der Suche ausgewählt wurden, werden alle Treffer angezeigt, wo zumindest eine der angewählten Optionen zutrifft.	Wahl
Filter in der Einsatzplanung	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass dieses Datenfeld als Filterkriterium in der Einsatzplanung zur Verfügung steht.	Wahl, Multiple-Choice
Suche nach Wert aktivieren (z.B. Alter statt Geburtstag)	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass Sie in den Suchmasken in diesem Datenfeld nach Jahren anstatt des Datums suchen.	Datum, Datum und Uhrzeit
Suche nach Bereich aktivieren	Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass Sie in den Suchmasken für dieses Datenfeld nach einem Wertebereich suchen anstatt eines einzelnen Wertes.	Datum, Datum und Uhrzeit, Dezimal, Index, Geld, Nummer, Zeit
Autocomplete Wert im Suchformular		E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Text, Webseite (URL)