Benachrichtigungen für Mitarbeiter verwalten

Erstellt von Staffcloud Support, Geändert am Wed, 25 Oct 2023 um 06:04 PM von Carolina Mosing

Die Benachrichtigungen bearbeiten

Staffcloud bietet eine Palette an Systemnachrichten die an Mitarbeiter oder aber auch Planer automatisch versandt werden.

Die Einstellungen für die Benachrichtigungen jeglicher Art finden sich unter Konfiguration unter den Allgemeinen Einstellungen in den Benachrichtigungen.

Benachrichtigung

Welche Benachrichtigung wird bearbeitet

Sprache

Welche Sprache der Benachrichtigung wird bearbeitet. Die Auswahl der Sprachen setzt sich aus den Systemsprachen zusammen, diese werden in den Einstellungen unter Internationalisierung geregelt.

Betreff

Der Betreff jeder Nachricht kann im Wording angepasst werden

Inhalt

Der Inhalt kann ganz nach Firmen Wording angepasst werden.
Dabei ist zu beachten, dass die Platzhalter in den entsprechenden Benachrichtigungen gelassen werden sollten.

Diese können wie folgt aussehen (Beispiel aus der Mitarbeiter Willkommen Benachrichtigung) :

Mitarbeiter bezogene Attribute. Diese können einfach ersetzt werden zum Beispiel durch Mitarbeiter Vor und Nachname. Der Nachname wird mittels des Plus in der Textbearbeitung Leiste eingefügt.
{{company_name}} Ihr Firmenname, wie er im System hinterlegt ist. Diesen Namen können Sie auch ersetzen.
{{login_link}} Der Automatisch generierte Link zu Ihrer Instanz
{{username}} Der Benutzername des Mitarbeiters. Dazu wird die E-Mailadresse überliefert
{{password}} Automatisch generiertes Passwort für den Mitarbeiter

Folgende Benachrichtigungen sind in Staffcloud vorhanden:

Bewerber oder Kandidat eingeteilt	Grundsätzlich könnte man auch noch nicht aktive Mitarbeiter, also jene, die noch im Status Kandidat sind, einladen oder einteilen. Diese bekommen dann einen eingeschränkten Zugriff nur auf die Webapplikation, um sich anzumelden / ihre Einladungen/Einteilungen zu sehen. Dies wird von unseren Kunden z.B für Castings oder Schulungen für Kandidaten genutzt
Bewerber oder Kandidat eingeladen
Bewerbung erhalten	Staffcloud unterscheidet beim 2-stufigen Bewerbungsprozess zwischen Bewerbern (1. Schritt) und Kandidaten (2. Schritt). Da Sie nur einen Schritt haben, sind für Sie in erster Linie die „Kandidaten“-Benachrichtigungen relevant (siehe unten). Erhält der Bewerber, sobald er seine Bewerbung absendet (über das Recruitingformular)
Bewerber abgelehnt	Erhält ein Bewerber, wenn die Bewerbung vom Planer abgelehnt wurde
Bewerber: Unvollständige Bewerbung	Wenn jemand das Recruitingformular ausfüllt, aber nicht abschließt (weil z.B. gerade keine Ausweiskopie zur Hand), wird diese Nachricht als Erinnerung versendet. Der Link führt den Bewerber zurück zu seinem Recruitingformular. Ob und wie oft so eine Erinnerung versendet wird, kann man in den Einstellungen konfigurieren
Einsatzdaten verändert	Diese Benachrichtigung wird an alle Mitarbeiter versandt, die zu einem Einsatz eingeteilt sind, bei welchem sich die Uhrzeit oder das Datum verändert hat
Erinnerung: kommende Einsätze	Wird an eingeteilte Mitarbeitende 24 Stunden vor den Einsatz automatisch versandt
Verfügbarkeiten: neue Anfrage/Anfrage überfällig	Dies ist mit einem Modul verknüpft, welches Sie nicht haben – bitte ignorieren
Bewerbung erhalten (Kandidat)	Erhält der Kandidat, sobald er seine Bewerbung absendet (über das Recruitingformular)
Kandidat abgelehnt	Erhält ein Kandidat, wenn die Bewerbung vom Planer abgelehnt wurde
Kandidat: unvollständige Bewerbung	Wenn jemand das Recruitingformular ausfüllt, aber nicht abschließt (weil z.B. gerade keine Ausweiskopie zur Hand), wird diese Nachricht als Erinnerung versendet. Der Link führt den Kandidaten zurück zu seinem Recruitingformular. Ob und wie oft so eine Erinnerung versendet wird, kann man in den Einstellungen konfigurieren:
Einladung Kandidat für zweiten Schritt	Nur für 2-stufigen Bewerbungsprozess relevant. Wird versandt, wenn der Bewerber aufgefordert wird, den 2. Teil der Bewerbung auszufüllen
Mitarbeiterkonto aktiviert	War ein Mitarbeiter deaktiviert und wurde wieder aktiviert, wird diese Nachricht ausgelöst.
Mitarbeiterkonto deaktiviert	Erhält der Mitarbeiter, wenn er vom Planer deaktiviert wurde.
Mitarbeiter Arbeitsdaten Update	Wenn Mitarbeiter Arbeitsdaten übermittelt hat, können Sie diese hinterfragen (in Arbeitsdaten), dadurch wird diese Benachrichtigung an den betroffenen Mitarbeiter ausgelöst
Mitarbeiter hat Bemerkung zu seinem Einsatz gesendet	Diese Benachrichtigung geht an den Planer eines Einsatzes, zu welchem der Mitarbeiter eine Bemerkung sendet (über die App ist das möglich, beim anmelden, bestätigen und beim Übermitteln von Arbeitsdaten).
Mitarbeiter hat Einsatzstatus geändert	Benachrichtigung an den Planer, wenn ein Mitarbeiter entweder: die Einladung ignoriert, sich anmeldet, oder seinen Einsatz bestätigt
Mitarbeiter Arbeitsdaten Erinnerung	Wenn Mitarbeiter nach dem Einsatz ihre Arbeitsdaten übermitteln sollen, können sie mit dieser Benachrichtigung daran erinnert werden. Die Nachricht wird nur an Personen gesendet, die ihre Daten noch nicht eingetragen haben. Der Zeitpunkt an dem die Nachricht versendet wird, kann man in den Einstellungen konfigurieren:
Mitarbeiter willkommen	Erhält jeder neu aufgenommene Mitarbeiter. Diese Nachricht enthält Usernamen, Passwort und den Link zur Webapplikation sowie die Downloadlinks für die Mobile App
Passwort vergessen	Wird ausgelöst, wenn Mitarbeiter „Passwort vergessen“ anklickt
Passwort verfällt bald	Wenn in den Einstellungen Passwörter so eingestellt sind, dass sie ablaufen, erhalten Mitarbeiter eine Erinnerung, dass sie ein neues Passwort setzen sollen
Planer hat Einsatzstatus verändert	Diese Nachricht wird ausgelöst, wenn: der Planer eine Einladung zurückzieht, einen Mitarbeiter direkt anmeldet, einen Mitarbeiter austeilt oder einen abgelehnten/ignorierten Mitarbeiter einteilt.
Planer hat Mitarbeiter eingeteilt	Wird bei Einteilung zu einem Job ausgelöst
Planer hat Mitarbeiter abgelehnt	Wird ausgesendet, wenn ein angemeldeter/eingeteilter Mitarbeiter vom Planer für einen Einsatz abgelehnt wird
Planer hat Mitarbeiter eingeladen	Wird ausgesendet, wenn Mitarbeiter zu Jobs eingeladen werden
Planer willkommen	Benachrichtigung an einen neuen Planer, dass sein Konto erstellt wurde
Erinnerung: Reports auszufüllen	Nur relevant, wenn das Modul Reporting gebucht wurde – dies erinnert Mitarbeiter dann daran, dass Reports auszufüllen sind.

„Platzhalter“ (in den Klammern {{}})

- sind automatisch generierte Inhalte:

{{assignments_table}} è zeigt den betroffenen Einsatz tabellarisch an

{{instance_url}} è zeigt Ihren Instanznamen (xxxxxxxxxx.staff.cloud) an.

{{company_name}} è Ihr Firmennamen

{{employee_password}} è automatisch vom System generiertes Passwort für den Login

{{recruiting_process_url}} è der Link zum nicht fertig ausgefüllten Recruitingformular

{{changes_table}} è zeigt veränderte Daten im betreffenden Einsatz an

{{customMessage}} è Wenn man Einsatzdaten als Planer ändert, kann man in einem Popup im Projektmanagement dazu auch eine persönliche Nachricht verfassen, diese wird dann hier eingebettet

"{{employee_remarks}}" è die Nachricht des Mitarbeiters in den Bemerkungen

{{employee_full_name}} è Vor- und Nachname des Mitarbeiters

{{login_link}} è Link zum Einloggen in Ihre Instanz

{{fullName}} è voller Name des Planers

{{account_username}} è hinterlegter Benutzername des Planers

{{reset_link}} è Kink zu der Seite, auf welcher das Passwort neu gesetzt werden kann.

Außerdem gibt es noch weitere Platzhalter, die sich auf Datenfelder in Ihre Instanz beziehen. Diese können Sie mit diesem Icon einfügen:

Zustellkanäle

Eingang - Der Eingang beschreibt das Empfangen der Benachrichtigungen in der App

E-Mail - Die E-Mail Checkbox regelt ob eine Benachrichtigung per Mail erhalten wird oder nicht

Es können beide Checkboxen an sein.

Wenn keine der Checkboxen ausgewählt ist, ist die Benachrichtigung ganz ausgeschaltet.

Bitte nach etwaigen Änderungen immer den "Speichern-Button" klicken!!!

Benachrichtigungen (Push-Nachrichten) der App lokal an- und ausschalten

Jeder Benutzer der Staffcloud App kann für sich selber entscheiden ob er die Pushnachrichten für die App ein oder ausschalten möchte.

Dies kann mit berühren der Benachrichtigung erledigt werden. So gelangen die Mitarbeiter in die Android Einstellungen.

Für Apple hier klicken.

Für Android hier klicken.