Rekrutierung mit Staffcloud

Erstellt von Julia Kasser, Geändert am Wed, 20 Sep 2023 um 05:39 PM von Carolina Mosing

Der Link zu Ihrem Bewerbungsformular: https://<<Ihr Name>>.staff.cloud/recruiting

Sie können den Link direkt öffnen, indem Sie im Bereich Recruiting auf den Button Bewerber hinzufügen Klicken:

Staffcloud ermöglicht eine einfache und schnelle Rekrutierung neuer Mitarbeiter.

Bewerber*innen können ihre Daten und Unterlagen direkt über das Bewerbungsformular übermitteln.

Sie bestimmen, welche Informationen ein Bewerber hinterlegen muss. Mit dem Online-Bewerbungsformular können alle notwendigen Informationen abgefragt und validiert werden, ebenso können Dokumente und andere Dateien übermittelt werden. Die Bewerbenden können zentral im Bereich Recruiting angesehen und bearbeitet werden:

In den Balken rechts wird angezeigt, wie viele verpflichtende Datenfelder bereits ausgefüllt wurden, bzw. welche Informationen noch fehlen:

Bewerbung in einem oder zwei Schritten

Staffcloud bietet zwei unterschiedliche Rekrutierungs-Prozesse an. Unter Konfiguration -> Einstellung -> Rekrutierung kann festgelegt werden, ob Sie mit einem oder zwei Schritten arbeiten wollen (Falls diese Auswahl nicht besteht, wurde das AddOn "2-stufige Bewerbung" nicht gebucht. Möchten Sie dieses dazu buchen, kontaktieren Sie uns bitte unter support@staff.cloud).

Achtung: Wenn man von einem 2-Schritt-Bewerbungsprozess auf einen 1-Schritt-Bewerbungsprozess wechselt, verschwindet der Reiter "Bewerber" in der Mitarbeiterdatenbank inklusive der Bewerbenden. Wenn Sie den 2-Schritt-Bewerbungsprozess wieder aktivieren, werden die Bewerbenden wieder angezeigt.

Bewerber und Kandidaten

Um den Bewerbungsprozess klar zu strukturieren, werden die Bewerbenden immer mit dem aktuellen Status angezeigt:

Status	Bedeutung
Nicht abgeschlossen	Dieser Status wird im 2-Schritt-Bewerbungsprozess angezeigt, wenn ein Bewerber noch nicht alle Informationen, die im ersten Schritt abgefragt werden, übermittelt hat
Bewerber	Dieser Status wird im 2-Schritt-Bewerbungsprozess angezeigt, wenn die Informationen aus dem ersten Schritt vollständig übermittelt wurden
Vorläufiger Kandidat	Dieser Status wird im 2- Schritt-Bewerbungsprozess angezeigt, nachdem ein Bewerber für den zweiten Schritt freigeschalten wurde und solange er bei diesem noch nicht alle weiteren Informationen übermittelt hat. Im 1-Schritt-Bewerbungsprozess ist der vorläufige Kandidat mit dem nicht abgeschlossenen Bewerber gleichzusetzen.
Kandidat	Dieser Status wird angezeigt, wenn die Bewerbung in allen Schritten vollständig eingereicht wurde.

Der 2-Schritt-Bewerbungsprozess

Wenn der 2-Schritt-Bewerbunsprozess aktiviert ist, erscheint im Bereich Recruiting ein zusätzlicher Reiter "Bewerber". Alle Bewerbenden, die sich im 1. Schritt befinden, sind unter "Bewerber" gelistet. Wenn die Bewerbenden für den 2. Schritt angenommen werden, wechselt der Eintrag des Bewerbenden in den Reiter "Kandidaten". Der Zähler gibt an, wie viele Bewerbende den jeweiligen Schritt abgeschlossen haben.

Ein Beispiel für den Ablauf eines 2-Schritt-Bewerbungsprozesses:

Im 1. Schritt hinterlegt der Bewerber die wichtigsten Informationen, wie Name, Alter, Kontaktdaten sowie ggf. Nationalität oder auch ein Foto.

Sobald die Bewerbung zwischengespeichert (Button "Später fortfahren") oder abgesendet wird, erscheint der Datensatz im Reiter "Bewerber" entweder als "nicht abgeschlossen" oder als "Bewerber":

Öffnen Sie das Profil des Bewerbenden durch Klick auf den Namen, um die übermittelten Daten im Mitarbeiterdatenblatt einzusehen. An dieser Stelle kann auch ein Kennenlerngespräch mit den Bewerbenden geführt werden.

Klicken Sie im Mitarbeiterdatenblatt rechts oben auf "Annehmen", wenn Sie die Bewerbung überzeugt. In diesem Moment wird der Bewerbende zum "vorläufigen Kandidaten" (Reiter "Kandidaten") und erhält eine Email mit der positiven Nachricht und einem Link, der zum 2. Schritt führt.

Mit einem Klick auf "Ablehnen" wird der Bewerbende über Ihre Entscheidung in Kenntnis gesetzt und seine Daten unwiderruflich aus Staffcloud gelöscht.

Sie können mehrere Bewerber gleichzeitig mit dem Mehrere Bearbeiten-Button per Mail kontaktieren, ablehnen oder als Kandidaten annehmen.

Bei nicht abgeschlossenen Bewerbungen können Sie eine standardisierte Erinnerungsmail an die Personen senden. In diesem befindet sich der Link zum bereits teilweise ausgefüllten Formular. Dieser Link findet sich auch im Header des Mitarbeiterdatenblattes.

Im 2. Schritt vervollständigt der Bewerbende weitere Informationen wie administrative Daten (Bsp: Sozialversicherungsnummer, Bankkonto, Zivilstand, usw.) oder Daten für das Tagesgeschäft (Bsp: Kleidergrößen, Führerschein, usw.).

Sobald die Angaben vollständig sind, wechselt sein Status von "vorläufiger Kandidat" zu "Kandidat" und der Zähler im Tab Kandidaten erhöht sich um 1.

Kandidat*innen können nun - nach Zuordnung eines Lohnprofils durch den Planer - aktiviert werden, und wechseln damit in den Mitarbeiterpool. Gleichzeitig wird eine Benachrichtigung mit Login-Daten für Staffcloud an die neue Mitarbeiter*in per Mail verschickt.

1-Schritt-Bewerbungsprozess

Im Gegensatz zum 2-Schritt-Bewerbunsprozess werden sämtliche Informationen des Bewerbenden in einem einzigen Formular abgefragt. Der Bewerbende kann wie im 2. Schritt des 2-Schritt-Bewerbungsprozesses entweder als Mitarbeiter*in aktiviert oder abgelehnt werden.

Bewerbungsformular konfigurieren

Das Bewerbungsformular setzt sich aus maximal 5 Seiten zusammen. Unter Konfiguration -> Formulare -> Mitarbeiter sind die einzelnen Seiten als "Rekrutierung Seite 1/2/3/4/5" gelistet. Es können am Ende Seiten leer gelassen werden, um die Rekrutierung auf weniger Seiten durchzuführen.

Beispiel: Seite 4 und 5 leer -> Die Rekrutierung erfolgt über 3 oder - bei Abfrage von Fotos für die Galerie - 4 Seiten.

Hier gibt es weiterführende Informationen zur Konfiguration von Formularen

Die Einstellungen für den Bewerbungsprozess finden Sie unter Konfiguration -> Einstellungen -> Rekrutierung. An dieser Stelle können Sie konfigurieren,

- ob der Bewerbungsprozess aktiv sein soll

- welcher Bewerbungsprozess genutzt werden soll

- ab welcher Seite der 2. Bewerbungs-Schritt starten soll

- ob die Galerie verwendet werden soll und in welchem Schritt Sie angezeigt werden soll (immer am Ende des Schritts)

- ob und in welchem Abstand an nicht abgeschlossene Bewerber oder vorläufige Kandidaten Erinnerungsmals ausgesendet werden sollen

- ob und nach welchem Zeitraum nicht komplettierte Bewerbungen automatisch gelöscht werden sollen.

- welche Texte bei der Galerie und am Ende des Formulars angezeigt werden sollen

Benachrichtigungs-E-Mail anpassen

Im Laufe des Bewerbungsprozesses können verschiedene Emails an den Bewerbenden verschickt werden. Die Benachrichtigungen können unter Konfiguration -> Einstellungen -> Benachrichtigungen eingesehen und konfiguriert werden:

Text und Betreff der folgenden E-Mail Benachrichtigungen können (in allen aktiven Sprachen) angepasst werden:

Bewerbung erhalten (Bewerber)	2-Schritt-Bewerbungsprozess	Wird dem Bewerber nach Vervollständigung des 1. Schrittes zugestellt.
Einladung Kandidat für zweiten Schritt	2-Schritt-Bewerbungsprozess	Wird dem vorläufigen Kandidaten geschickt nach Annahme des 1. Schrittes.
Bewerbung erhalten (Kandidat)	beide Bewerbungsprozesse	Wird dem Kandidaten nach vollständiger Ausfüllung aller Bewerbungsschritte geschickt.
Bewerber abgelehnt	2-Schritt-Bewerbungsprozess	Wird dem Bewerber bei Ablehnung der Bewerbung im 1. Schritt geschickt.
Kandidat abgelehnt	beide Bewerbungsprozesse	Wird dem Kandidaten bei Ablehnung der Bewerbung im 2. Schritt geschickt.
Bewerber: Unvollständige Bewerbung	2-Schritt-Bewerbungsprozess	Wird automatisiert oder manuell ("Erinnerung senden") verschickt, und enthält einen Link für den Bewerber zur Vervollständigung des 1. Schrittes.
Kandidat: Unvollständige Bewerbung	beide Bewerbungsprozesse	Wird automatisiert oder manuell ("Erinnerung senden") verschickt und enthält einen Link für den Kandidaten zur Vervollständigung des 2. Schrittes.
Mitarbeiter willkommen	beide Bewerbungsprozesse	Bei Annahme eines Bewerbenden wird diese Nachricht samt Login Daten an den neuen Mitarbeiter verschickt.
Bewerber oder Kandidat eingeladen	beide Bewerbungsprozesse	Wird dem Bewerber oder Kandidaten bei Einladung zu einem Einsatz (Bsp. Probearbeiten, Kennenlerngespräch, Schulungstermin, usw.) per Mail geschickt.
Bewerber oder Kandidat eingeteilt	beide Bewerbungsprozesse	Wird dem Bewerber oder Kandidaten bei Einteilung zu einem Einsatz per Mail geschickt.

Bewerbende mit unvollständiger Bewerbung erinnern

Schicken Sie eine Erinnerung an Personen, welche ihre Bewerbung nicht abgeschlossen haben.

Wählen Sie dazu einen oder mehrere Bewerbende mit einem nicht abgeschlossenen Schritt im Bewerbungsprozess (Status "nicht vollständig" oder "vorläufiger Kandidat") aus und klicken Sie auf Erinnerung senden.

Bewerbende mit nicht abgeschlossenem Schritt im Bewerbungsprozess können mit Hilfe des Status Filter in der Suchmaske gefiltert werden:

- Wählen Sie im Filter Status "nicht abgeschlossen" (nur im Reiter "Bewerber") oder "vorläufiger Kandidat" (nur im Reiter "Kandidat") aus.

- Klicken Sie auf Suchen

Dieser Prozess kann in den Einstellungen auch automatisiert werden. Sie finden die entsprechenden Optionen unter Konfiguration -> Einstellungen -> Rekrutierung. Hier kann eingestellt werden wie oft ein Bewerbende mit nicht abgeschlossenem Schritt im Bewerbungsprozess erinnert werden sollen und wie viele Tage zwischen den Erinnerungen abgewartet werden soll. Zudem können Sie unvollständige Bewerbungen auch nach einer bestimmten Zeit (ab der letzten Erinnerung) automatisch aus dem System löschen lassen.