Der Link zu Ihrem Bewerbungsformular: https://<<Ihr Name>>.staff.cloud/recruiting
Staffcloud ermöglicht eine einfache und schnelle Rekrutierung neuer Mitarbeiter.
Bewerber*innen können ihre Unterlagen direkt auf Staffcloud einreichen.
Sie bestimmen, welche Informationen ein Bewerber hinterlegen muss. Mit dem Online-Bewerbungsformular können alle notwendigen Informationen abgefragt und validiert werden, ebenso können Dokumente und andere Dateien übermittelt werden. Die Bewerbenden können zentral in der Mitarbeiterdatenbank verwaltet, und alle gesammelten Information im Mitarbeiterdatenblatt eingesehen werden.
Bewerbung in einem oder zwei Schritten
Staffcloud bietet zwei unterschiedliche Rekrutierungs-Prozesse an. Unter Konfiguration -> Einstellung -> Rekrutierung kann festgelegt werden, ob Sie mit einem oder zwei Schritten arbeiten wollen:
Achtung: Wenn man von einem 2-Schritt-Bewerbungsprozess auf einen 1-Schritt-Bewerbungsprozess wechselt, verschwindet der Reiter "Bewerber" in der Mitarbeiterdatenbank inklusive der Bewerbenden. Wenn Sie den 2-Schritt-Bewerbungsprozess wieder aktivieren, werden die Bewerbenden wieder angezeigt.
Bewerber und Kandidaten
Um den Bewerbungsprozess klar zu strukturieren, werden die Bewerbenden in der Mitarbeiterdatenbank immer mit dem aktuellen Status angezeigt:
| Status | Bedeutung |
| Nicht abgeschlossen | Dieser Status wird im 2-Schritt-Bewerbungsprozess angezeigt, wenn jemand den ersten Schritt noch nicht eingereicht hat (zum Beispiel mittels Klick auf den Button "Später fortfahren" im Bewerbungsformular). |
| Bewerber | Dieser Status wird im 2-Schritt-Bewerbungsprozess angezeigt, wenn der erste Schritt vollständig eingereicht wurde. |
| Vorläufiger Kandidat | Dieser Status wird angezeigt, wenn 1) im 2-Schritt-Bewerbungsprozess ein Bewerber angenommen wurde, und dieser den 2. Schritt noch nicht vollständig eingereicht hat, oder 2) im 1-Schritt-Bewerbungsprozess die Bewerbung noch nicht vollständig eingereicht wurde. |
| Kandidat | Dieser Status wird angezeigt, wenn die Bewerbung in allen Schritten vollständig eingereicht wurde. |
Der 2-Schritt-Bewerbungsprozess
Wenn der 2-Schritt-Bewerbunsprozess aktiviert ist, erscheint in der Mitarbeiterdatenbank ein zusätzlicher Reiter "Bewerber". Alle Bewerbenden, die sich im 1. Schritt befinden, sind unter "Bewerber" gelistet. Wenn die Bewerbenden für den 2. Schritt angenommen werden, wechselt der Eintrag des Bewerbenden in den Reiter "Kandidaten". Der Zähler gibt an, wie viele Bewerbende den jeweiligen Schritt abgeschlossen haben.
Ein Beispiel für den Ablauf eines 2-Schritt-Bewerbungsprozesses:
Im 1. Schritt hinterlegt der Bewerber grundlegende Informationen zu seinen Qualifikationen (Bsp: Arbeitserfahrung, Sprachkenntnisse, Foto, usw.).
Sobald die Bewerbung zwischengespeichert (Button "Später fortfahren") oder eingereicht wird, erscheint der Datensatz in der Mitarbeiterdatenbank im Reiter "Bewerber":
Öffnen Sie das Profil des Bewerbenden durch Klick auf den Namen, um die übermittelten Daten im Mitarbeiterdatenblatt einzusehen. An dieser Stelle kann auch ein Bewerbungsgespräch mit den Bewerbenden geführt werden.
Klicken Sie im Mitarbeiterdatenblatt rechts oben auf "Annehmen", wenn Sie die Bewerbung überzeugt. In diesem Moment wird der Bewerbende zum "vorläufigen Kandidaten" (Reiter "Kandidaten") und erhält eine Email mit der positiven Nachricht und einem Link, der zum 2. Schritt führt.
Mit einem Klick auf "Ablehnen" wird der Bewerbende über Ihre Entscheidung in Kenntnis gesetzt und seine Daten unwiderruflich aus Staffcloud gelöscht.
Im 2. Schritt vervollständigt der Bewerbende weitere Informationen wie administrative Daten (Bsp: Sozialversicherungsnummer, Bankkonto, Zivilstand, usw.) oder Daten für das Tagesgeschäft (Bsp: Kleidergrößen, Führerschein, usw.).
Sobald die Angaben vollständig sind, wechselt sein Status von "vorläufiger Kandidat" zu "Kandidat" und der Zähler im Tab Kandidaten erhöht sich um 1.
Kandidat*innen können nun aktiviert werden, und wechseln damit in den Mitarbeiterpool. Gleichzeitig wird eine Benachrichtigung mit Login-Daten für Staffcloud an die neue Mitarbeiter*in per Mail verschickt.
1-Schritt-Bewerbungsprozess
Im Gegensatz zum 2-Schritt-Bewerbunsprozess werden sämtliche Informationen des Bewerbenden in einem einzigen Formular abgefragt. Der Bewerbende kann wie im 2. Schritt des 2-Schritt-Bewerbungsprozesses entweder als Mitarbeiter*in aktiviert oder abgelehnt werden.
Bewerbungsformular konfigurieren
Das Bewerbungsformular setzt sich aus maximal 5 Seiten zusammen. Unter Konfiguration -> Formulare -> Mitarbeiter sind die einzelnen Seiten als "Rekrutierung Seite 1/2/3/4/5" gelistet. Es können am Ende Seiten leer gelassen werden, um die Rekrutierung auf weniger Seiten durchzuführen.
Beispiel: Seite 4 und 5 leer -> Die Rekrutierung erfolgt über 4 Seiten, da "Rekrutierung Seite 1/2/3" und die Galerie-Seite, wo die Bewerbenden Fotos hochladen können, abgefragt werden.
Die Einstellungen für den Bewerbungsprozess finden Sie unter Konfiguration -> Einstellungen -> Rekrutierung. An dieser Stelle können Sie konfigurieren,
- ob der Bewerbungsprozess aktiv sein soll
- welcher Bewerbungsprozess genutzt werden soll
- ab welcher Seite der 2. Bewerbungs-Schritt starten soll
- ob die Galerie verwendet werden soll und in welchem Schritt Sie angezeigt werden soll (immer am Ende des Schritts)
Benachrichtigungs-E-Mail anpassen
Im Laufe des Bewerbungsprozesses können verschiedene Emails an den Bewerbenden verschickt werden. Die Benachrichtigungen können unter Konfiguration -> Einstellungen -> Benachrichtigungen eingesehen und konfiguriert werden:
Text und Betreff der folgenden E-Mail Benachrichtigungen können angepasst werden:
| Bewerbung erhalten (Bewerber) | 2-Schritt-Bewerbungsprozess | Wird dem Bewerber nach Vervollständigung des 1. Schrittes zugestellt. |
| Einladung Kandidat für zweiten Schritt | 2-Schritt-Bewerbungsprozess | Wird dem vorläufigen Kandidaten geschickt nach Annahme des 1. Schrittes. |
| Bewerbung erhalten (Kandidat) | beide Bewerbungsprozesse | Wird dem Kandidaten nach vollständiger Ausfüllung aller Bewerbungsschritte geschickt. |
| Bewerber abgelehnt | 2-Schritt-Bewerbungsprozess | Wird dem Bewerber bei Ablehnung der Bewerbung im 1. Schritt geschickt. |
| Kandidat abgelehnt | beide Bewerbungsprozesse | Wird dem Kandidaten bei Ablehnung der Bewerbung im 2. Schritt geschickt. |
| Bewerber: Unvollständige Bewerbung | 2-Schritt-Bewerbungsprozess | Wird automatisiert oder manuell ("Erinnerung senden") verschickt, und enthält einen Link für den Bewerber zur Vervollständigung des 1. Schrittes. |
| Kandidat: Unvollständige Bewerbung | beide Bewerbungsprozesse | Wird automatisiert oder manuell ("Erinnerung senden") verschickt und enthält einen Link für den Kandidaten zur Vervollständigung des 2. Schrittes. |
| Mitarbeiter willkommen | beide Bewerbungsprozesse | Bei Annahme eines Bewerbenden wird diese Nachricht samt Login Daten an den neuen Mitarbeiter verschickt. |
| Bewerber oder Kandidat eingeladen | beide Bewerbungsprozesse | Wird dem Bewerber oder Kandidaten bei Einladung zu einem Einsatz (Bsp. Probearbeiten, Kennenlerngespräch, Schulungstermin, usw.) per Mail geschickt. |
| Bewerber oder Kandidat eingeteilt | beide Bewerbungsprozesse | Wird dem Bewerber oder Kandidaten bei Einteilung zu einem Einsatz per Mail geschickt. |
Bewerbende mit unvollständiger Bewerbung erinnern
Schicken Sie eine Erinnerung an Personen, welche ihre Bewerbung nicht abgeschlossen haben.
Wählen Sie dazu einen oder mehrere Bewerbende mit einem nicht abgeschlossenen Schritt im Bewerbungsprozess (Status "nicht vollständig" oder "vorläufiger Kandidat") aus und klicken Sie auf Erinnerung senden.
- Wählen Sie im Filter Status "nicht abgeschlossen" (nur im Reiter "Bewerber") oder "vorläufiger Kandidat" (nur im Reiter "Kandidat") aus.
- Klicken Sie auf Suchen
Dieser Prozess kann in den Einstellungen auch automatisiert werden. Sie finden die entsprechenden Optionen unter Konfiguration -> Einstellungen -> Rekrutierung. Hier kann eingestellt werden wie oft ein Bewerbende mit nicht abgeschlossenem Schritt im Bewerbungsprozess erinnert werden sollen und wie viele Tage zwischen den Erinnerungen abgewartet werden soll. Zudem können Sie unvollständige Bewerbungen auch nach einer bestimmten Zeit (ab der letzten Erinnerung) automatisch aus dem System löschen lassen.
