Allgemein

Es gibt zwei Arten von E-Mails, die aus Staffcloud versendet werden: Nachrichten und Benachrichtigungen. Sie funktionieren leicht unterschiedlich in Bezug auf die Absenderadresse.

Benachrichtigungen

Benachrichtigungen werden bei bestimmten Aktionen automatisiert "aus dem System" versendet. Daher haben sie keinen expliziten Absender, sondern eine allgemeine Absenderadresse für Benachrichtigungen, mit der sie verknüpft sind. Hier finden Sie eine Liste aller Benachrichtigungen und wie diese konfiguriert werden können. 

Nachrichten

Nachrichten werden von einem Planer versendet und verwenden dessen Absenderadresse. Die Absenderadresse eines Planers ist standardmäßig diejenige, die für das Planerkonto verwendet wird. Sie kann unter "Mein Konto" eingesehen werden. Unter "Meine Einstellungen" kann jeder Planer auch eine alternative Absendeadresse einstellen: 

Die unter "Meine Einstellungen" festgelegte Absender Email kann auch ein Sammelpostfach sein (also die gleiche Adresse bei mehreren verschiedenen Planern), währen die dem Planerkonto zugeordnete Emailadresse einmalig sein muss (da diese z.B. auch für das Passwort-Reset genutzt wird)

Spam-Thematik

Um die Spam-Bewertung von E-Mails, die aus Staffcloud versendet werden, zu verbessern, müssen alle E-Mails, die aus Staffcloud ausgehen, eine zugelassene Mail-Domain verwenden. Zugelassen bedeutet: Die Domain (DNS) hat unseren Emailserver als zugelassenen Absender registriert

Zugelassene Domains

Wenn eine eigene Domain genehmigt ist, kann sie ganz normal als Absenderadresse der E-Mails verwendet werden. Zum Hinzufügen einer Domain zur Genehmigung wenden Sie sich bitte an den Support. Dieser informiert Sie über die nötigen Konfigurationsschritte Ihrer Domain.

Nicht zugelassene Domains

Wenn Sie eine eigene nicht zugelassene Domain verwenden möchten (für Benachrichtigungen oder Planer-E-Mails), werden diese als Reply-to-Pfad in der E-Mail festgelegt. Das bedeutet, die E-Mail kommt von einer allgemeinen Staffcloud-Adresse ([email protected]), aber eine Antwort wird an die gewählte E-Mail-Adresse weitergeleitet.

Domainstatus überprüfen

Sie können den Status der hinterlegten Emailadresse per Klick auf "Absenderadresse überprüfen" jederzeit selbst checken:

Unten rechts erscheint dann jeweils die Antwort der Überprüfung:

Weitere Optionen für Email

Es gibt verschiedene Optionen und Einstellungen, die für Mails in Staffcloud vorgenommen werden können. Hier ist eine Liste:

Eigener Mailserver

Möchten Sie Ihren eigenen Mailserver verwenden, kann dieser unter Konfiguration -> Integrationen -> Eigener Email Server konfiguriert werden. Nutzen Sie einen eigenen Emailserver, können Absenderadressen jederzeit frei gewählt werden. Für die Handhabung der Spam-Thematik ist dann der Inhaber des Emailservers verantwortlich.

E-Mail-Zustellung validieren

Dies ist eine Option, die unter jedem E-Mail-Feld in Staffcloud zur Verfügung steht. Sie prüft, ob die im Feld angegebene E-Mail-Adresse gültig ist. Wenn Sie darauf klicken wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse in unserem Emailserver blockiert ist. Hinweis: Wenn ein benutzerdefinierter Mailserver verwendet wird, ist diese Prüfung nur bedingt sinnvoll, da die E-Mail möglicherweise noch im benutzerdefinierten Mailserver blockiert wird.

Benachrichtigung Standard-Absenderadresse

Hier kann die Absenderadresse für Benachrichtigungen überschrieben werden. Wenn er eine zugelassene Domain verwendet, wird diese Adresse als Absender, ansonsten als Reply-to-Pfad für Benachrichtigungen verwendet.

Standard-Absenderadresse: [email protected]

Sie können die Standard-Absenderadresse unter Konfiguration -> Allgemeine Einstellungen -> Kommunikation anpassen: 

Planer Absender-E-Mail-Adresse

Unter "Meine Einstellungen" kann der Planer hier die E-Mail-Adresse ändern, die er für Benachrichtigungen verwenden möchte. Im Gegensatz zur Konto-E-Mail-Adresse muss diese nicht eindeutig sein, sondern kann auch eine gemeinsame E-Mail-Adresse sein.

Sowohl diese Adresse als auch, wenn leer gelassen, die Kontoadresse verhalten sich beim Versenden einer Nachricht gleich: Wenn die Domain zugelassen ist, wird sie als Absenderadresse verwendet, ansonsten wird die Standard-Benachrichtigungsadresse als Absender und diese als Antwortadresse verwendet.