Der Direkt Export basiert auf normalen Exportvorlagen. Um eine Vorlage direkt nutzen zu können muss angegeben werden wie die Einträge direkt gefiltert werden können. Anschliessend muss die Vorlage dem entsprechenden Kontext - z.B. Teamliste oder Mitarbeiterverwaltung - zugeordnet werden.


Vorlage mit Daten verknüpfen

Anders als der reguläre Export, basierend auf Suchfiltern, bezieht der Direkt Export seine Informationen aus ausgewählten Daten. Diese Daten können Einsätze sein (in der Teamliste) oder Mitarbeiter (in der Einladungsliste oder der Mitarbeiterverwaltung).

Damit eine Vorlage ausgewählte Datensätze nutzen kann, muss ein entsprechender Filter definiert werden. Dies geschieht in drei Schritten.

1. ID Feld des Datensatzes der Vorlage hinzufügen

Als erstes muss das ID Feld des entsprechenden Datensatzes zu den Spalten der Vorlage hinzugefügt werden. Dies ist die ID des Einsatzes für den Teamlisten-Kontext, die ID des Mitarbeiters für die Einladungsliste sowie die Mitarbeiterverwaltung.

ACHTUNG: Es muss die System ID verwendet werden und nicht eine allfällig selbst erstellte Identifikationsnummer. Die System ID lässt sich leicht erkennen in der Resource Mapping Ansicht (zu erreichen über die blaue Schaltfläche "Daten-Verknüpfungen bearbeiten"):

Die System ID ist jeweils mit einem Schlüssel Icon gekennzeichnet. Am einfachsten findet man diese wenn auf der entsprechenden Ressource (Einsatz oder Mitarbeiter) nach "ID" gesucht wird. Im Beispiel ist die System ID für Einsatz ausgewählt, da die Vorlage für die Teamliste genutzt werden soll. Das ID Feld des Mitarbeiters ist dazu nicht nötig (nicht blau markiert).

2. Filter auf ID Feld konfigurieren

Nun muss für das zugefügt ID-Feld ein Filter definiert werden. Dazu das Feld unter Spalten auswählen und auf der rechten Seite die Checkbox neben Suchformular -> Such-Feld aktivieren:

Zudem muss der Filter-Typ auf "in" gesetzt werden. Damit ist es dem System möglich mehre Datensätze in einer Liste zu filtern.

Optional kann das Feld aus der exportierten Liste (der Excel-Liste) entfernt werden, da eine System ID meist uninteressant für den Leser ist. Die entsprechende Einstellung ist im Beispiel grün markiert.

3. Direkt Export mit ID Feld verknüpfen

Als letzter Schritt muss das nun konfigurierte ID Feld mit dem Direkt Export verknüpft werden.

Dies geschieht im oben beschriebenen Fenster der erweiterten Speicheroptionen. Hier muss beim letzen Punkt das passende Feld ausgewählt werden:

Nun kann die Vorlage direkt Datensätze verarbeiten. Sie kann nun einem Kontext wie z.B. der Teamliste zugeordnet werden.


Kontext auswählen

Um eine Vorlage -bestehend oder neu - einem Kontext zuzuordnen, müssen die erweiterten Speicheroptionen geöffnet werden. Dies geschieht durch einen Klick auf die drei Punkte neben der "Speichern" Schaltfläche:

Im neu geöffneten Fenster kann ein Kontext ausgewählt werden. Auch ist es möglich hier den Namen der Vorlage anzupassen:

Sobald ein Kontext ausgewählt wurde stehen zwei weitere Optionen zur Verfügung.

"Standardvorlage" legt fest, ob diese Vorlage für den gewählten Kontext als Schnellvorlage verwendet werden soll. Pro Kontext kann nur eine Vorlage als Standard definiert sein.

Die letzte Option dient dazu den Export direkt mit den zu exportierenden Datensätzen zu verknüpfen, siehe unten.