Kalender

Der Kalender oder Verfügbarkeitskalender erlaubt es Mitarbeitern Abwesenheiten einzutragen. Dies sind Zeiträume an denen sie nicht für Einsätze zur Verfügung stehen, wie z.B. Ferien oder wichtige Termine. Ausserdem gibt der Kalender einen Überblick über alle bereits geplanten oder angedachten Einsätze.

Aufbau des Kalenders

Im oberen Teil des Kalenders kann einfach von Monat zu Monat oder Jahr zu Jahr navigiert werden. Zudem steht ein Filter für Einsätze zur Verfügung, der die Ansicht nach Projekt-/Eventname filtert. Mit der Schaltfläche oben rechts können neue Abwesenheiten hinzugefügt werden. Dies kann auch durch ein Klick auf das "+" Symbol des entsprechenden Tages geschehen. Dieses wird sichtbar sobald die Maus über dem entsprechenden Tag schwebt.

Auf dem Kalenderblatt werden für jeden Tag die bereits geplanten oder angedachten Einsätze, erfasste Abwesenheiten sowie wichtige Tage angezeigt. Welche Einsätze angezeigt werden kann mit den Filtern in der Fussleiste gesteuert werden.

Farbcodierung

Einsätze werden mit einem Uhrensymbol angezeigt und sind wie folgt nach Farben codiert:

Grün - Bestätigt

Blau - Eingeteilt

Gelb - Angemeldet

Violett - Eingeladen

Grau - Ignoriert

Rot - Abgelehnt

In der Planeransicht werden zudem provisorische Einteilungen in dunkelblau angezeigt:

Abwesenheiten und wichtige Termine

Abwesenheiten werden im Kalender mit einem Kalendersymbol und in rot dargestellt. Dabei können vom Mitarbeiter erstellte Abwesenheiten - dunkler und mit "x" im Kalender - leicht von vom Planer erstellten Abwesenheiten - heller und mit "-" Symbol - unterschieden werden. Für ganztägige Abwesenheiten wird zudem der Tag entsprechend markiert.

Um wichtige Ereignisse wie Grossanlässe bereits frühzeitig zu kommunizieren, können im Kalender Sondertermine vermerkt werden. Diese werden in hellem grün und mit "wichtig" dargestellt.

Abwesenheiten erfassen

Eine Abwesenheit kann mit einem Klick auf die Schaltfläche "Abwesenheit hinzufügen" oder das "+" Symbol eines Tages hinzugefügt werden. Folgende Angaben sind dazu nötig.

• Grund - Ein für Mitarbeiter und Planer sichtbarer Grund der Abwesenheit.
• Beginnt am - Tag der Abwesenheit. Bei sich wiederholender Abwesenheit - siehe unten - der erste Tag.
• Zeit - Die Zeit kann auf drei Arten hinterlegt werden: Auswahl einer vom Planer erstellten Vorauswahl, Eingabe einer individuellen Zeit oder Ganzer Tag.

Wiederholende Abwesenheiten

Wiederholt sich eine Abwesenheit in einem regelmässigen Rhythmus, können gleich mehre Abwesenheiten hintereinander erfasst werden. Dazu wir unter "Wiederholt sich" das entsprechende Intervall ausgewählt worauf hin der unten rot markierte Bereich erscheint. Nun kann konfiguriert werden in welchem Abstand sich die Abwesenheit wiederholt, z.B. alle 2 Tage oder jeden Monat. Für wöchentliche Wiederholung können zudem mehrere Wochentage ausgewählt werden. Im Beispiel unten wird die Abwesenheit jede Woche am Dienstag und Mittwoch von 8.00 - 12.00 eingetragen. Zum Schluss wird festgelegt wie oft sich die Abwesenheit wiederholt, entweder nach Anzahl Wiederholungen oder mit einem konkreten Enddatum.

Details und Bearbeiten von Abwesenheiten

Durch einen Klick auf den Balken werden mehr Informationen zum Einsatz, der Abwesenheit oder dem Sondertermin angezeigt. Für Abwesenheiten stehen zusätzliche Optionen zur Verfügung.

Die Schaltfläche "Bearbeiten" erlaubt es eine erstellte Abwesenheit anzupassen. Dabei kann für sich wiederholende Abwesenheiten gewählt werden ob nur die angewählte, alle zukünftigen oder alle Einträge angepasst werden sollen. Um weitere Wiederholungen zufügen zu können müssen alle Einträge bearbeitet werden. Die Schaltfläche "Löschen" dient dem entfernen von erstellten Abwesenheiten. Auch hier kann ausgewählt werden welche der sich wiederholenden Perioden gelöscht werden sollen.