Mit dem Modul "Check-In" bietet Ihnen Staffcloud die Möglichkeit, dass sich Mitarbeiter in Echtzeit selbständig ein- und auschecken können. 

Diese Funktion steht in zwei Varianten zur Verfügung:
- Übermittlung von Zeitstempeln mit oder ohne Ortsangabe

- Validierte Check-Ins mittels Scannen eines bereitgestellten QR-Codes


Konfiguration:

Um die Funktion nutzen zu können, muss die Übertragung der Check-Ins und Zeitstempel in den Einstellungen konfiguriert und ein Eingabezeitraum festgelegt werden.

  • In der Konfiguration können Sie unter Einstellungen -> Zeiterfassung einen Eingabezeitraum für die Check-Ins und Zeitstempel setzen. Dieser Eingabezeitraum betitelt die Zeit in der sich die Mitarbeiter grundsätzlich anmelden und abmelden können. Im Reiter "Zeitstempel" in der Einsatzplanung kann zusätzlich nach einem Toleranzzeitraum gefiltert.
    • Im Beispiel können die Mitarbeiter 45 Minuten vor und nach Arbeitszeit Anfang oder Ende, Zeitstempel senden. CheckIns können 45 Minuten vor dem geplanten Start und bis zu 1 Stunde nach dem geplanten Ende übermittelt werden.
  • An dieser Stelle lässt sich auf der QR Code mit einer zusätzlichen Validierung personalisieren und festlegen, ob der QR Code von der Mitarbeiter App und/oder der Projektleiter App ausgelesen werden kann.


  • In der Konfiguration können Sie unter Einstellungen -> Events, festlegen, ob die Mitarbeiter Zeitstempel übermitteln können. Weiters kann an dieser Stelle konfiguriert werden, ob ein Check-In durch den Mitarbeiter erforderlich ist, für welche Zeitpunkte (Start, Pausenanfang, Pausenende, Ende) ein Check-In mit QR-Scan erforderlich ist, und welches Level des QR Codes gültig ist.



  • Diese Einstellung kann für jeden einzelnen Event im Projektmanagement überarbeitet werden


Level des QR Codes:

Die QR Codes können auf vier Levels bereitgestellt werden:

  • für die gesamte Instanz
  • pro Projekt
  • pro Event (unter Event editieren)
  • pro Event-Funktion (unter Event-Funktion editieren: QR Code wird für jede markierte Funktion für jedes Event einzeln erstellt)




Die Seite des Mitarbeiters:

  • Unter "Meine Einsätze" finden Mitarbeiter ihre Einsätze chronologisch sortiert. Der nächste Einsatz ist immer oben gereiht.
    • Mitarbeiter können im eingestellten Eingabezeitraum Check-Ins und Zeitstempel übermitteln. 
    • Beide Optionen "Zeitstempel" und "Check-In" befinden sich ganz unten in den Einsatzdetails und sind ausschließlich während des Eingabezeitraums sichtbar.



Button "Zeitstempel":


Dieser Button führt zur Zeitstempel-Übersicht.


"Zeitstempel hinzufügen" führt den Mitarbeiter in die folgende Ansicht, wo Bemerkungen und Anhänge eingefügt werden können. "Speichern" übermittelt den Zeitstempel an den Planer und zeigt den Zeitstempel in der Übersicht an.

Button "Check-In"

Dieser Button führt zur Check-In-Übersicht

"Einchecken" öffnet den QR Scanner und der bereitgestellte QR-Code muss eingelesen werden.

  • Die Verifizierung des Codes passiert bei Ihnen im Reiter "Zeitstempel", dies bedeutet, dass der Zeitpunkt des Check-Ins des Mitarbeiters in jedem Fall ins System übertragen wird.

  • Je nach Konfiguration öffnet sich bei Klick auf "Pause" oder "Auschecken" ebenfalls der QR Scanner.

Die Planer-Ansicht im Reiter "Zeitstempel"

Die übermittelten Zeitstempel und Check-Ins sind für die Planer im Reiter "Zeitstempel" ersichtlich. 

Diese Ansicht bietet spezielle Funktionen und Filtermöglichkeiten:
Unterhalb der bekannten Filterleiste der Einsatzplanung, befindet sich ein Live-Ticker, der aktuelle Ereignisse und einen Zähler der fehlenden Daten anzeigt.
Links oberhalb der Dateneinträge lassen sich die Toleranzzeiten weiter verfeinern. Diese steuern die Hintergrundfarbe der Dateneinträge:

gründer Zeitstempel oder Check-In liegt innerhalb des Toleranzzeitraums
gelbder Zeitstempel oder Check-In liegt nicht innerhalb des Toleranzzeitraums
rot
der Zeitstempel oder Check-In fehlt und der Toleranzzeitraum ist verstrichen
transparent
der Zeitstempel oder Check-In fehlt, aber der Toleranzzeitraum ist noch nicht verstrichen


Ebenfalls links oberhalb der Dateneinträge kann man eine Filterung nach vollständigen oder unvollständigen Dateneinträgen vornehmen.



Validierung der übermittelten Arbeitsdaten

Die übermittelten Daten werden automatisch mit den Voreinstellungen bezüglich Ort, Zeit und / oder Übereinstimmung des Levels des QR-Codes abgeglichen.

Diese Validierung wird in der Übersicht mit den Symbolen am rechten Rand des Dateneintrags angezeigt:


Für Zeitstempel werden Zeit und Ort validiert. Für Check-Ins werden Zeit und Level des QR-Codes validiert. Die Validierung erfolgt für jede übermittelte Arbeitszeit einzeln, und in der Übersicht wird jeweils der 'schlechteste' Wert pro Einsatz angezeigt. Es ist möglich, dass für einen Einsatz sowohl Zeitstempel, wie auch Check-Ins zugelassen sind, und daher in der Übersicht Zeit, Ort und QR-Codes validiert werden.

Um die einzelnen Arbeitszeiten eines Mitarbeiters einzusehen, markieren Sie den Dateneintrag und wählen "Details Popup", um die Detail-Ansicht zu öffnen:


Ort

In der Detail-Ansicht findet sich oben mittig der Veranstaltungsort mit Ortsangabe. Darunter finden Sie bei Daten von Zeitstempeln mit Standortübermittlung ebenfalls ein Ort-Symbol. Beide Ort-Symbole öffnen per Klick eine Karte, die den jeweiligen Standort zeigt.


Wenn für eine Arbeitszeit ein Standort übermittelt wurde, wird am rechten Rand der Datenzeile ein Ort-Symbol angezeigt. Die Farbe des Symbols gibt den Status der Validierung des Orts an:

grün gültiger Ort - der übermittelte Standort stimmt mit dem Veranstaltungsort überein
rotungültiger Ort - der übermittelte Standort stimmt nicht mit dem Veranstaltungsort überein oder es wurde kein Standort übermittelt


Zeit

In der Detail-Ansicht findet sich für jeden Datensatz eine Validierung der Zeit. Das Symbol findet sich ebenfalls am rechten Rand der Datenzeile. Die Farbe des Symbols gibt den Status der Validierung der Zeit an:


grüngültige Zeit  
rotungültige Zeit


QR Code

In der Detail-Ansicht findet sich für jeden Check-In eine Validierung des QR Codes. Das Symbol findet sich am rechten Rand der Datenzeile. Die Farbe des Symbols gibt den Status der Validierung des QR Codes an:


grauausständige Validierung - der QR Code wurde noch nicht validiert, bitte laden Sie die Seite neu um die Validierung anzustoßen 
grün gültiger QR Code - der übermittelte QR Code entspricht dem konfigurierten Level oder einem darunterliegenden Level, d.h. für das konfigurierte Level "Projekt" wird der QR Code für die eingeteilte Funktion ebenfalls validiert
gelbgültiger QR Code aus der Instanz, der nicht der Konfiguration entspricht - der übermittelte QR Code entspricht nicht dem konfigurierten Level oder einem darunterliegenden Level für den vorliegenden Einsatz, d.h. für das konfigurierte Level "Event" wird der QR Code des Projekts nicht vollständig validiert
rotungültiger QR Code - der übermittelte QR Code entstammt nicht der Instanz bzw. entstammt einem falschen Projekt, Event oder Funktion



Übermittelte Arbeitszeiten in die Arbeitsdaten überführen


Um die übermittelten Zeiten in die Arbeitsdaten zu übernehmen, wählt man einen Dateneintrag aus und klickt auf den grünen Aktionsbutton am unteren Bildschirmbereich. Die Benennung des Buttons hängt von der Anzahl der ausgewählten Datensätze ab.


Einen einzelnen Datensatz überführen:

Selektieren Sie die zu übertragenden Arbeitsdaten und klicken Sie "Details Popup"


In der Detail-Ansicht können Sie die Zeitstempel durch Klick auf die Symbole für Start, Pausenanfang, Pausenende und Ende den entsprechenden Zeitpunkten zuweisen bzw. abwählen. Mit den drei Dropdown-Felder unterhalb der Zeiteinträge kann man festlegen, ob die geplante oder übermittelte Zeit für den Arbeitsrapport berücksichtigt werden soll. Durch Klick auf "Erstellen" wird der Arbeitsrapport erstellt und in den Reiter "Arbeitsdaten" übermittelt.


Mehrere Datensätze überführen:

Selektieren Sie die zu übertragenden Arbeitsdaten und klicken Sie "Mehrere Rapports erstellen"

In der Detail-Ansicht können Sie definieren, ob geplante oder übermittelte Zeiten in den Arbeitsrapport aufgenommen werden sollen, wenn sie fehlen, innerhalb oder außerhalb der Toleranzzeit liegen. Durch Klick auf "Erstellen" wird der Arbeitsrapport erstellt und in den Reiter "Arbeitsdaten" übermittelt. 



Arbeitsrapport in den Arbeitsdaten

Sobald die Daten übertragen wurden, erscheinen sie als Live-Proposal im Reiter "Arbeitsdaten". Der Arbeitszeitenvorschlag kann akzeptiert oder abgelehnt werden.