Wird ein Projekt oder Event abgesagt, bei dem bereits Mitarbeiter*innen eingeladen, eingeteilt oder bestätigt waren, kann die Funktionalität "Projekt/Event abbrechen" genutzt werden.
Dies bewirkt, dass alle eingeteilten/bestätigten Mitarbeiter aus dem Event oder Projekt ausgeteilt werden, bzw. die Einladung zurückgezogen wird. Das Projekt wird automatisch archiviert und die betroffenen Mitarbeiter*innen erhalten die Benachrichtigung, dass der Einsatz abgebrochen wurde.
Ein aktives Projekt/Event kann nunmehr ausschließlich gelöscht werden, wenn bislang keine Interaktion mit Mitarbeitenden stattgefunden hat (Einladungen, Einteilungen, etc.). Archivierte Projekte können dann gelöscht werden, wenn niemand eingeteilt oder bestätigt war.
Nur in der Zukunft liegende Projekte / Events können abgebrochen werden.
In der Projekt-Übersicht findet sich die Option "Event abbrechen" in den Optionen am rechten Ende jeder Event-Zeile und nach Auswahl von ein oder mehreren Projekten/Events auch in den weiteren Optionen neben "Event editieren" am unteren Bildschirmrand.
Wählt man den Abbruch aus, erscheint noch eine Warnung, ob man wirklich abbrechen möchte:
Nach Bestätigung mit "Event abbrechen" wird der Abbruch ausgeführt:
- Die Einladungsliste wird gelöscht
- Eingeteilte und bestätigte Personen werden ausgeteilt
- Die Mitarbeiter werden mit der Benachrichtigung "Planer hat den Einsatzstatus verändert" benachrichtigt
- Die abgebrochenen Events/Projekte werden in den Tab "Abgebrochen" verschoben
ACHTUNG: Wir empfehlen vor dem Abbruch noch, eine persönliche Nachricht an die betroffenen eingeteilten Personen zu senden, in der der Absagegrund erklärt wird. Dies kann vor der Bestätigung des Abbruchs über die Checkbox "Ich möchte für die Benachrichtigung eine zusätzliche Bemerkung eingeben."
Wird ein Projekt oder Event abgesagt, bei dem noch keine Mitarbeiter eingeladen, eingeteilt oder bestätigt waren, kann zwischen den Funktionalitäten "Projekt/Event löschen" oder "Projekt/Event archivieren" gewählt werden.
Hier eine Übersicht über die verschiedenen Optionen zum Abbruch, Löschen oder Archivieren eines Projekts/Events:
Wenn bereits Mitarbeiter eingeladen, eingeteilt oder bestätigt wurden:
| Archivieren | Abbrechen | Löschen | |
|---|---|---|---|
| Datum in der Zukunft | ja | ja | nein |
| Datum in der Vergangenheit | ja | nein | nein |
Wenn noch keine Mitarbeiter eingeladen, eingeteilt oder bestätigt wurden:
| Archivieren | Abbrechen | Löschen | |
|---|---|---|---|
| Datum in der Zukunft | ja | nein | ja |
| Datum in der Vergangenheit | ja | nein | ja |
Was bewirkt das Archivieren von Projekten:
- Die Einladungsliste und Anmeldungen werden gelöscht
- Eingeteilte und bestätigte Personen bleiben gespeichert
- Projekt wird archiviert und nicht mehr in der Einsatzplanung angezeigt
Archivierte Projekte können jederzeit wieder re-aktiviert werden.
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