Alte Mitarbeiter-Bemerkungsfelder in neue Notizfelder übertragen

In diesem Artikel erfahre ich, wie ich bestehende Inhalte aus alten Bemerkungsfeldern (Rich-Text-Felder) in die neuen Notizen übertragen kann.

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Überblick: Wie funktioniert die Übertragung?
Die Import-Vorlage (Excel)

Alte Bemerkungsfelder in neue Notizfelder übertragen

Mit der Einführung der neuen Notizfelder im Mitarbeiterprofil bietet Staffcloud eine strukturierte und nachvollziehbare Alternative zu den bisherigen Bemerkungsfeldern: Jede Notiz ist ein eigener Eintrag mit Zeitstempel und Bearbeiter (Planner).

Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie Sie bestehende Inhalte aus alten Bemerkungsfeldern (Rich-Text-Felder) in die neuen Notizen übertragen können.

Wir stellen dafür eine Import-Vorlage (Excel) zur Verfügung und übernehmen den technischen Import – die inhaltliche Aufbereitung der Daten erfolgt durch Sie als Kunde.

Überblick: Wie funktioniert die Übertragung?

Alte Bemerkungsfelder enthalten meist mehrere Einträge als Freitext
Neue Notizfelder bestehen aus strukturierten einzelnen Notizen
Jeder frühere Eintrag = eine eigene Zeile im Import
Zeitstempel und Bearbeiter müssen – falls gewünscht – manuell ergänzt werden
Inhaltliche Aufbereitung liegt beim Kunden
Technischer Import erfolgt durch Staffcloud

Die Import-Vorlage (Excel)

Wir stellen am Ende dieses Artikels eine Excel-Vorlage mit folgenden Spalten zur Verfügung:

Mitarbeiter ID
(Staffcloud-ID, nicht die kundeninterne Personalnummer)
Notiztext
(Freitext - der eigentliche Inhalt der Notiz
Zeitstempel
Format: tt.mm.jjjj ss:mm
Planer ID
(optional - bestimmt, welcher Planer als Bearbeiter der Notiz angezeigt wird)

Die Importvorlage finden Sie am Ende dieses Artikels, wenn Sie ganz nach unten scrollen.

Wichtig:
Damit ein Planername korrekt angezeigt wird, muss es diesen Planer im System geben und die richtige Planer ID im Imprtofile stehen.

Empfohlene Vorgehensweise

Folgen Sie der Schritt-für-Schritt Anleitung um den Import bestmöglich vorzubereiten.

Schritt 1: Import-Vorlage herunterladen

Laden Sie die bereitgestellte Excel-Importvorlage herunter (siehe Anhang zu diesem Artikel)

Schritt 2: Relevante Daten exportieren

Erstellen Sie einen neuen Export in Staffcloud.

Fügen Sie dem Export die folgenden Spalten hinzu und exportieren Sie die Daten in Excel:

Mitarbeiter ID (Staffcloud-ID, nicht die kundeninterne Personalnummer)
Altes Bemerkungsfeld
optional: Mitarbeiter Vorname (zur besseren Orientierung bei der Bearbeitung)
optional: Mitarbeiter Nachname (zur besseren Orientierung bei der Bearbeitung)

Weitere Anleitungen zur Erstellung von Exporten finden Sie unter Neue Export-Vorlagen erstellen

Schritt 3: Bemerkungen manuell aufbereiten (sehr wichtig)

Die Inhalte der alten Bemerkungsfelder müssen eigenständig von Ihnen in die neue Struktur gebracht werden:

Alte Bemerkungsfelder enthalten oft mehrere Einträge →
diese müssen ggf. in mehrere einzelne Notizen aufgeteilt werden
Jede Notiz = eine eigene Zeile im Import-File
Der Staffcloud-Support übernimmt keine inhaltliche Aufbereitung

⚠️ Wichtiger Hinweis zur Verantwortung
Das Risiko von Datenverlust oder falschen Importen durch unsaubere Importdateien liegt vollständig beim Kunden.

Alte Bemerkungsfelder haben keine echten Zeitstempel. Sie haben die folgenden Möglichkeiten:

Manuell einen sinnvollen Zeitpunkt setzen
Zeitstempel aus dem Freitext übernehmen (falls vorhanden)
Einen einheitlichen Zeitpunkt für alle Notizen wählen (z.B. 01.01.2000 01:00)

Schritt 4 (optional): Planer IDs ermitteln und in Importfile einfügen

Wenn Sie möchten, dass Notizen bestimmten Planern zugeordnet werden, benötigen Sie deren Planer IDs. So finden Sie diese:

Navigation zu Administration → Planer
Gelöschte Accounts: Anzeigen
In der Liste aller User (Planer) mit Namen → Rechtsklick → Inspect / Untersuchen
Im HTML-Bereich ant-table-tbody die jeweilige Zeile suchen
Die Planner ID steht im Attribut data-row-key

⚠️ Alternative (einfacher)
Falls dieser Schritt zu technisch ist, können Sie ihn überspringen:
Die Notizen werden dann vom Planer "Staffcloud Support" importiert. Dieser hat meist die ID 1, aber nicht immer.

Schritt 5: Datei an den Support senden und auf Rückmeldung warten

Sobald Ihre Daten sauber aufbereitet sind und in die Import-Vorlage eingetragen wurden, senden Sie die Exel-Datei bitte inklusive kurzer Erklärung an support@staff.cloud

Je nach aktueller Auslastung kann der Import ein paar Werktage dauern. Wir informieren Sie, sobald die Notizen erfolgreich importiert wurden.

Schritt 6: Alte Bemerkungsfelder entfernen

Nach erfolgreichem Import können Sie das alte Bemerkungsfeld (bzw. die alten Bemerkungsfelder) aus Ihrem System entfernen.

? Im Zweifel unterstützen wir Sie dabei gerne – wenden Sie sich einfach an den Support.

Empfehlung: Einsatz von AI (optional)

Wir empfehlen für die Aufbereitung der Texte (z. B. Aufteilung in einzelne Notizen) den Einsatz von AI – auf eigene Verantwortung.

Bitte prüfen Sie die Ergebnisse sorgfältig, bevor Sie die Daten zum Import freigeben.

Bei Fragen oder Unsicherheiten steht Ihnen unser Support-Team jederzeit zur Verfügung.