Verbindung mit Wufoo einrichten und Formulare verwalten
Mit einer Integration des Tools "Wufoo" können Sie vor oder nach jedem Einsatz über ein Formular Informationen von Mitarbeitenden abfragen.
Um diese Funktionalität zu nutzen, benötigen Sie das Add-On "Reporting" und zusätzlich ist ein Account für "Wufoo" notwendig. Weitere Informationen zu Wufoo und den Kosten finden Sie hier: https://www.wufoo.com
In diesem Artikel erfahre ich:
- wie man die Verbindung zwischen Staffcloud und Wufoo einrichtet
- welche Konfigurationen in Formularen zwingend notwendig sind, um die Funktionen des Add-Ons "Reporting" voll ausschöpfen zu können.Springe zu Anleitung für
Sobald Sie sich für einen Wufoo-Account entschieden und diesen erstellt haben, können Sie Ihren Wufoo-Account mit Staffcloud verbinden.
Wufoo mit Staffcloud verbinden in 5 Schritten
1. Staffcloud API Key bei Staffcloud Support anfragen.
Nehmen Sie Kontakt mit dem Staffcloud Support auf (support@staff.cloud oder Ticket erstellen auf https://support.staff.cloud), um einen Staffcloud API Key zu erhalten. Bitte beachten Sie, dass für einen API Key einmalige Kosten anfallen.
2. Planer-Berechtigungen zuweisen
Damit die Formulare hinzugefügt werden können, braucht es die entsprechende Berechtigung für Ihre Staffcloud-Planer-Zugänge. Unser Support-Team ist hier gerne behilflich.
Für die folgenden Schritte benötigen Sie ein aktives Formular in Wufoo - mehr dazu unter "Erstellen eines Formulars in Wufoo".
3. Integration erstellen
Damit Staffcloud über das Ausfüllen des Formulars durch den Mitarbeiter informiert wird, muss in Wufoo für jedes Formular eine Integration erstellt werden. Dazu klicken Sie in der Formularübersicht auf 'Mehr' und dann 'Integrations':
Nun wählen Sie unter "Other applications" "WebHook" und klicken Sie auf "Add Integration". Danach erscheint eine grüne Schaltfläche zur Konfiguration:
Tragen Sie folgende Werte zur Konfiguration ein:
Your WebHook URL - Hier tragen Sie den Link zu Ihrer Staffcloud zusammen mit dem im 1. Schritt angeforderten Token ein. Der Link wird Ihnen komplett von unserem Support zugestellt oder Sie finden Ihn in Staffcloud in der Konfiguration > AddOns > Reporting (siehe Schritt 5).
Your WebHook Handshake Key - Dieses Feld ist optional und dient der Definition eines "Schlüssels" zur Authentifizieren der Schnittstelle. Falls Sie einen Wert eintragen, merken Sie sich diesen für Schritt 5.
Include Field and Form Structures with Entry Data - Diese Checkbox muss zwingend aktiviert sein.
4. Wufoo API Keys und Subdomain nachschlagen
Navigieren Sie in die Formularübersicht in Wufoo. Klicken Sie erneut auf "Mehr" und dann auf 'API Information' um zu den API Infos von Wufoo zu gelangen:
Merken oder Kopieren Sie den hier sichtbaren API Key:
Zum Schluss navigieren Sie rechts oben in zu "My Account" in Ihrem Wufoo Account um Ihre Wufoo Subdomain nachzuschlagen (oder anzupassen). Die Subdomain ist hier violett markiert:
5. Informationen in Staffcloud eintragen.
Öffnen Sie Staffcloud und gehen im Menü links auf "Konfiguration" > "Add Ons" > "Reporting". Wählen Sie als Reporting-Anbieter "Wufoo" aus und tragen Sie den API Token aus Schritt 4 ein. Im Zusatzfeld 1 ergänzen Sie Ihre Wufoo-Subdomain (ebenfalls aus Schritt 4) und im Zusatzfeld 2 können Sie optional einen Webhook Handshake (aus Schritt 3) eintragen.
Nun sind ihre Staffcloud-Instanz und Ihr Wufoo-Account beidseitig verbunden und können miteinander kommunizieren.
Erstellen eines Formulars in Wufoo
Loggen Sie sich bei Wufoo und kreieren Sie - falls nicht schon vorhanden ein Formular. Anleitungen dazu gibt's in der Wufoo Hilfe.
Beim Erstellen eines neuen Formular beachten, dass ein 'verstecktes Feld' mit der Bezeichnung 'AssignmentId' im Hauptteil des Formulars hinzugefügt wird. Dies ist für die Verarbeitung der Webhook-Benachrichtigungen erforderlich (Erkennung, für welche Zuordnung das Formular gesendet wird).
Tipp: Sie können das Feld verstecken in dem Sie unter "Add CSS Layout Keywords" das Keyword 'hide' eintragen. Das Feld wird nun trotzdem gefüllt aber dem Benutzer nicht angezeigt:
Zusätzlich zum obligatorischen Feld 'AssignmentId' können weitere Felder eingefügt werden, welche dann automatisch ausgefüllt werden:
| ProjectName | Der Projektname aus Staffcloud wird hier eingefügt. |
| ProjectId | Die (interne) ID des Projekts wird eingefügt. |
| EventName | Der Eventname wird eingefügt. Dies funktioniert auch für automatisch generierte Namen, z.B. aus dem Einsatzort. |
| EventId | Die (interne) ID des Events wird eingefügt. |
| FunctionName | Die Bezeichnung der Funktion wird eingefügt. |
| FunctionId | Die (interne) ID der Funktion wird eingefügt. |
| AssignmentStatus | Der Status (Eingeteilt, Betätigt, etc.) wird eingefügt. Vor allem interessant für Formulare, die vor dem Event auszufüllen sind. |
| EmployeeId | Die (interne) ID des Mitarbeiters wird eingefügt. |
Bitte beachten Sie, dass die Groß- und Kleinschreibung exakt wie hier angegeben, übernommen werden muss! Andernfalls werden die Daten nicht korrekt übernommen.
Alle Felder werden am Besten analog zur 'AssignmentId' mit dem CSS Keyword 'hide' versehen, um sie vor dem Mitarbeiter zu verbergen.
Damit Staffcloud über das Ausfüllen des Formulars durch den Mitarbeiter informiert wird, muss in Wufoo für jedes Formular eine Integration erstellt werden. Die Anleitung finden dazu finden Sie weiter oben: "3. Integration erstellen"
Wenn Sie einmal eine Integration erstellt haben, können Sie die URL für weitere Formulare jeweils aus bestehenden Formularen kopieren und müssen so die Webhook URL nicht mehr aus Staffcloud kopieren und mit Name und API Key ergänzen.
