Mit einer Integration eines Form-Builders können Sie vor oder nach jedem Einsatz über ein Formular Informationen von Mitarbeitenden abfragen. 

Um diese Funktionalität zu nutzen, benötigen Sie das Add-On "Reporting" und zusätzlich ist einen Account einen Form-Builder mit bestehender Integration zu Staffcloud. Welche Form-Builder vom Add-On "Reporting" unterstützt werden, erfahren Sie von unserem Support-Team.

In diesem Artikel erfahre ich:

- wie man für Projekte und Events Einsatz-Reporte definiert, die Mitarbeitende ausfüllen müssen. 
- wie erkennen Mitarbeitende, dass sie einen Einsatz-Report ausfüllen müssen.
- wie man kontrolliert, für welche Einsätze bereits Formulare ausgefüllt wurden.

Springe zu Anleitungen für:

• Einsatz-Reporte für Projekte und Events hinterlegen
• Kontrolle der ausgefüllten Formulare

Um die Formulare in Staffcloud nutzen zu können, muss die Verbindung zwischen Staffcloud und einem Form-Builder einmalig eingerichtet werden. Hier geht's zu den Anleitungen.

Einsatz-Reporte für Projekte und Events hinterlegen

Mit der Integration ist es möglich, Formulare in Fomstack zu erstellen und diese in ausgewählten Projekte oder Events in Staffcloud zu hinterlegen, damit die Mitarbeitenden sie ausfüllen können.

Achten Sie darauf, dass Ihre Formulare allen Kriterien für Reporting-Formulare entsprechen. 

Um ein Formular in Staffcloud in einem Projekt oder Event zu hinterlegen, markieren Sie die gewünschten Elemente in der Projekt-Übersicht und klicken auf "x Events editieren" am unteren Bildschirmrand. Es öffnet sich nun das Projektmanagement für die ausgewählten Projekte und Events. Wechseln Sie im Projektmanagment nun in den Reiter "Reporting".

Auf der linken Seite können Formulare für das Projekt definiert werden. Diese werden automatisch auf alle Events in diesem Projekt angewendet, auch für später hinzugefügte Events werden diese angewendet. 

Auf der rechten Seite können Formulare für die ausgewählten Events (siehe Filter-Symbol links neben dem Projekttitel) hinterlegt werden. 

Wenn Formulare auf Event-Ebene definiert wurden, werden die Formulare nicht automatisch für die neu-hinzugefügten Events angewendet. 

Es können mehrere Formulare pro Event oder Projekt kombiniert werden.

Wählen Sie über das Feld "Formular auswählen" jenes Formular aus, welches Sie hinterlegen möchten und klicken Sie auf "Hinzufügen". Nun erscheinen die Konfigurationsmöglichkeiten für das Formular:

• Mehrfaches Ausfüllen erlauben
  Ist diese Option aktiv, kann das Formular nicht nur einmal, sondern mehrmals pro Einsatz ausgefüllt werden.
• Zwingend nötig
  Mit der Aktivierung dieser Option wird das Formular zum Pflichtfeld. Der Mitarbeiter ist gezwungen das Formular (mindestens einmal) auszufüllen.
• Auszufüllen
  Diese Option legt fest, wann das Formular vom Mitarbeiter zu befüllen ist.
• Erinnerung senden
  Falls das Formular zwingend benötigt wird, kann optional eine Erinnerung nach X Tagen an den Mitarbeiter verschickt werden.

In den Einsätzen des Projektes bzw. der Events werden nun die Links zu den Formularen entsprechend der Formular-Konfiguration angezeigt.

Kontrolle der ausgefüllten Formulare

In Staffcloud können Sie im Reiter "Arbeitsdaten" für jeden Einsatz kontrollieren, ob die definierten Formulare ausgefüllt wurden. In der Spalte "Freigaben" finden Sie ein Formular-Symbol, dessen Farbe den aktuellen Status anzeigt.

Per Klick auf das Formular-Symbol werden Details zum Formular, den Einstellungen und dem Zeitpunkt der Einreichung in einem weiteren Fenster angezeigt. 

Um die Details für mehrere Einsätze in einem Schritt einzusehen, markieren Sie die relevanten Einsätzen über die Checkboxen und klicken Sie am unteren Bildschirmrand auf die drei Punkte neben "Mehr" und wählen "Reporting Formulare ansehen".

Auf die abgefragten Daten greifen Sie direkt über Ihren Formstack-Account zu bzw. über einen festgelegten Speicherort.