Mit Vorab-Check-Ins können Mitarbeitende vor Dienstantritt melden, ob sie pünktlich, verspätet oder gar nicht erscheinen. Die Rückmeldung wird in der Einsatzplanung sichtbar und kann Planer automatisch per Inbox und/oder E-Mail informieren. Vorab-Check-Ins sind unabhängig vom eigentlichen Check-In/Check-Out der Zeiterfassung – sie dienen der frühzeitigen Rückmeldung.

Inhalt

• Verfügbarkeit & Aktivierung
• Was sind Vorab-Check-Ins?
• Konfiguration
• So sieht es für Mitarbeitende aus (App)
• So sieht es für Planer aus
• Besonderheit: “No Show”
• Troubleshooting
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Verfügbarkeit & Aktivierung

Diese Funktion steht ab sofort kostenlos allen Nutzern der mobilen Zeiterfassung zur Verfügung.

Aktivierung: Bitte kontaktieren Sie uns unter support@staff.cloud, damit wir Vorab-Check-Ins für Ihre Organisation freischalten können.

Die Anzeige/Verfügbarkeit hängt von der Freischaltung und Ihrer Konfiguration ab

Was sind Vorab-Check-Ins?

Vorab-Check-Ins öffnen zu einem vom Planer definierten Zeitpunkt (z. B. 60 Minuten vor Schichtbeginn). Sobald der Vorab-Check-In geöffnet wird:

• Mitarbeitende erhalten eine Benachrichtigung (Push, E-Mail oder beides – je nach Einstellung).

• Mitarbeitende wählen ihren Status:

  • Pünktlich

  • Verspätet

  • No Show

• Die Rückmeldung wird in der Einsatzplanung im Reiter Zeitstempel angezeigt.

• Optional erhalten Planer bei jeder Rückmeldung eine Nachricht in der Staffcloud Inbox und/oder per E-Mail.

Konfiguration

1) Vorab-Check-Ins aktivieren & Öffnungszeitpunkt festlegen

Pfad: Konfiguration → Projekte → Eventeinstellungen

Dort können Sie:

• Vorab-Check-Ins aktivieren

• definieren, wann der Vorab-Check-In geöffnet werden soll

Sie können die Vorab-Check-Ins auch einzeln in jedem Event (de)aktivieren:

2) Benachrichtigungen konfigurieren

Pfad: Konfiguration → Allgemeine Einstellungen → Benachrichtigungen

Hier steuern Sie u. a.:

• Benachrichtigung an Mitarbeitende (Push/E-Mail/beides)

• Benachrichtigung an Planer (Inbox und/oder E-Mail) bei Vorab-Check-Ins

So sieht es für Mitarbeitende aus (App)

• Ab dem eingestellten Zeitpunkt erscheint der Vorab-Check-In in der App.

• Mitarbeitende erhalten eine Benachrichtigung (gemäß Ihrer Konfiguration).

• Mitarbeitende wählen pünktlich / verspätet / No Show.

So sieht es für Planer aus

Je nach Benachrichtigungseinstellung:

• Planer erhalten pro Vorab-Check-In eine Nachricht in der Inbox und/oder per E-Mail.

Zusätzlich:

• Alle Vorab-Check-Ins werden in der Einsatzplanung im Reiter Zeitstempel angezeigt.

Besonderheit: “No Show”

Wenn ein Mitarbeitender No Show übermittelt:

• wird dies als Abwesenheit im Kalender vermerkt

• und in der Planung direkt sichtbar angezeigt

Troubleshooting

Mitarbeitende erhalten keine Benachrichtigung

• Prüfen Sie: Konfiguration → Allgemeine Einstellungen → Benachrichtigungen

• Prüfen Sie (Push): App-Berechtigungen und Push-Settings am Gerät

• Prüfen Sie: Vorab-Check-In wurde korrekt konfiguriert (Öffnungszeitpunkt)

Planer erhalten keine Inbox/E-Mail

• Prüfen Sie: Benachrichtigungen für Planer (Inbox/E-Mail) sind aktiv

• Prüfen Sie: Zustellung (Spam/Filter) bei E-Mail-Benachrichtigungen