Benachrichtigungen

In diesem Artikel erfahre ich:

Wie aus Staffcloud versandte automatisierte Benachrichtigungen verwaltet und angepasst werden können, welche Benachrichtigungen es gibt und wie diese ausgelöst werden

Benachrichtigungen bearbeiten

Staffcloud bietet eine Palette an Systemnachrichten die an Mitarbeiter oder aber auch Planer automatisch versandt werden.

Sobald Sie diese konfiguriert haben, empfehlen wir, die Benachrichtigungen zu testen (mit einem Mitarbeiter - Konto), um sicherzustellen, dass die Benachrichtigungen so funktionieren und aussehen wie gewünscht.

Die Einstellungen für Benachrichtigungen jeglicher Art finden sich unter Konfiguration - Allgemeine Einstellungen - Benachrichtigungen:

Benachrichtigung (1)

Welche Benachrichtigung wird bearbeitet (nutzen Sie das Drop-Down, um die gewünschte Benachrichtigung auszuwählen).

Sprache (2)

Welche Sprache der Benachrichtigung wird bearbeitet. Die Auswahl der Sprachen setzt sich aus den Systemsprachen zusammen, diese werden in den Einstellungen unter Internationalisierung geregelt.

Betreff (3)

Der Betreff jeder Nachricht kann im Wording angepasst werden

Inhalt

Der Inhalt kann ganz nach Firmen Wording angepasst werden.
Dabei ist zu beachten, dass die Platzhalter in den entsprechenden Benachrichtigungen gelassen werden sollten (Siehe weiter unten)

Zustellkanäle (4)

Eingang - Der Eingang beschreibt das Empfangen der Benachrichtigungen in der App

E-Mail - Die E-Mail Checkbox regelt ob eine Benachrichtigung per Mail erhalten wird oder nicht

Es können beide Checkboxen an sein.

Wenn keine der Checkboxen ausgewählt ist, ist die Benachrichtigung ganz ausgeschaltet.

Bitte nach etwaigen Änderungen immer den "Speichern-Button" klicken!!!

Platzhalter für Benachrichtigungen nutzen

Nutzen Sie Platzhalter, um Benachrichtigungen zu personalisieren, zum Beispiel den Platzhalter "Mitarbeiter Vornamen".

Diese können wie folgt aussehen (Beispiel aus der Mitarbeiter Willkommen Benachrichtigung)

Mitarbeiter bezogene Attribute (1). Diese können einfach ersetzt werden zum Beispiel durch Mitarbeiter Vor- und/oder Nachname. Der Nachname wird mittels des Plus (1) in der Textbearbeitung Leiste eingefügt.
{{company_name}} (2) Ihr Firmenname, wie er im System hinterlegt ist. Diesen Namen können Sie auch ersetzen.
{{login_link}} (3) Der automatisch generierte Link zu Ihrer Instanz
{{username}} (4) Der Benutzername des Mitarbeiters. Dazu wird die E-Mailadresse überliefert
{{password}} (5) Automatisch generiertes Passwort für den Mitarbeiter

Es gibt in den unterschiedlichen Benachrichtigungen noch folgende weitere Platzhalter (in den Klammern {{}}):

Diese sind automatisch generierte Inhalte:

{{assignments_table}} zeigt den betroffenen Einsatz tabellarisch an

{{instance_url}} zeigt Ihren Instanznamen (xxxxxxxxxx.staff.cloud) an.

{{company_name}} Ihr Firmennamen

{{employee_password}} automatisch vom System generiertes Passwort für den Login

{{recruiting_process_url}} der Link zum nicht fertig ausgefüllten Recruitingformular

{{changes_table}} zeigt veränderte Daten im betreffenden Einsatz an

{{customMessage}} Wenn man Einsatzdaten als Planer ändert, kann man in einem Popup im Projektmanagement dazu auch eine persönliche Nachricht verfassen, diese wird dann hier eingebettet

"{{employee_remarks}}" die Nachricht des Mitarbeiters in den Bemerkungen

{{employee_full_name}} Vor- und Nachname des Mitarbeiters

{{login_link}} Link zum Einloggen in Ihre Instanz

{{fullName}} voller Name des Planers

{{account_username}} hinterlegter Benutzername des Planers

{{reset_link}} Link zu der Seite, auf welcher das Passwort neu gesetzt werden kann.

Außerdem gibt es noch weitere Platzhalter, die sich auf Datenfelder in Ihrer Instanz beziehen. Diese können Sie mit diesem Icon einfügen:

Folgende Benachrichtigungen sind in Staffcloud vorhanden

Bewerber oder Kandidat eingeteilt	Grundsätzlich kann man auch noch nicht aktive Mitarbeiter, also jene, die noch im Status Bewerber oder Kandidat sind, zu Jobs/Terminen einladen oder einteilen. Diese bekommen dann einen eingeschränkten Zugriff nur auf die Webapplikation, um sich anzumelden / ihre Einladungen/Einteilungen zu sehen. Dies wird von unseren Kunden z.B für Castings oder Schulungen für Kandidaten genutzt.
Bewerber oder Kandidat eingeladen
Bewerbung erhalten (Bewerber)	Staffcloud unterscheidet beim 2-stufigen Bewerbungsprozess zwischen Bewerbern (1. Schritt) und Kandidaten (2. Schritt). Erhält der Bewerber, sobald er seine Bewerbung absendet (1. Schritt über das Recruitingformular)
Bewerber abgelehnt	Erhält ein Bewerber, wenn die Bewerbung vom Planer abgelehnt wurde
Bewerber: Unvollständige Bewerbung	Wenn jemand das Recruitingformular ausfüllt, aber nicht abschließt (weil z.B. gerade keine Ausweiskopie zur Hand), wird diese Nachricht als Erinnerung versendet. Der Link führt den Bewerber zurück zu seinem Recruitingformular. Ob und wie oft so eine Erinnerung versendet wird, kann man in den Einstellungen konfigurieren
Arbeitsvertrag	[Modul Verträge] Diese Benachrichtigung wird an Mitarbeiter versandt, wenn ein neuer Arbeitsvertrag zum unterzeichnen bereit steht. Die Mitarbeiter erhalten zusätzlich eine E-Mail vom Unterschriften-Dienst (zB YouSign).
Einsatzvertrag versiegelt	[Modul Verträge] Diese Benachrichtigung wird an Mitarbeiter versandt, wenn ein neuer Einsatzvertrag (nur vom Unternehmen unterzeichnet) in der App abrufbar ist.
Einsatzdaten verändert	Diese Benachrichtigung wird an alle Mitarbeiter versandt, die zu einem Einsatz eingeteilt sind, bei welchem sich die Uhrzeit oder das Datum verändert hat
Erinnerung: zukünftige Einsätze	Wird an eingeteilte Mitarbeitende versandt, wenn die entsprechende Einstellung im Mitarbeiter-Account aktiviert wurde. Die Mitarbeitenden können selbst definieren, ob, wann und wie oft diese Benachrichtigung versandt wird.
Verfügbarkeiten: Informationen zu neuer Anfrage	[Modul Verfügbarkeiten] Die Benachrichtigung muss in jeder Verfügbarkeitsanfrage aktiviert werden, und wird am Morgen des definierten Tages versandt. Diese Benachrichtigung wird an alle Mitarbeiter versandt, die zu einer Verfügbarkeitsanfrage eingeladen wurden.
Verfügbarkeiten: Anfrage überfällig	[Modul Verfügbarkeiten] Diese Benachrichtigung muss in der Verfügbarkeitsanfrage aktiviert werden und wird am Morgen des definierten Tages versandt. Diese Benachrichtigung wird an jene Mitarbeitenden versandt, die noch nicht auf die Verfügbarkeitsanfrage reagiert haben.
Geburtstagswunsch	Wird täglich um 10 Uhr morgens an alle Mitarbeitenden versandt, die an diesem Tag Geburtstag haben
Bewerbung erhalten (Kandidat)	Erhält der Kandidat, sobald er seine Bewerbung absendet (über das Recruitingformular)
Kandidat abgelehnt	Erhält ein Kandidat, wenn die Bewerbung vom Planer abgelehnt wurde
Kandidat: unvollständige Bewerbung	Wenn jemand das Recruitingformular ausfüllt, aber nicht abschließt (weil z.B. gerade keine Ausweiskopie zur Hand), wird diese Nachricht als Erinnerung versendet. Der Link führt den Kandidaten zurück zu seinem Recruitingformular. Ob und wie oft so eine Erinnerung versendet wird, kann man in den Einstellungen konfigurieren:
Einladung Kandidat für zweiten Schritt	[Modul 2-stufige Bewerbung] Nur für 2-stufigen Bewerbungsprozess relevant. Wird versandt, wenn der Bewerber aufgefordert wird, den 2. Teil der Bewerbung auszufüllen
Eingereichte Abwesenheit des Mitarbeiters	Diese Benachrichtigung geht an den Planer, wenn Mitarbeitende Abwesenheiten in ihrem Kalender eintragen.
Mitarbeiterkonto aktiviert	War ein Mitarbeiter deaktiviert und wurde wieder aktiviert, wird diese Nachricht ausgelöst.
Mitarbeiterkonto deaktiviert	Erhält der Mitarbeiter, wenn er vom Planer deaktiviert wurde.
Aktualisierung der Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter	[Modul Lohnläufe] Wird ausgelöst, sobald Lohnabrechnungen hochgeladen oder geändert wurden
Mitarbeiter Arbeitsdaten Update	[Modul Arbeitsdatenübermittlung] Wenn ein Mitarbeiter Arbeitsdaten übermittelt hat, können Sie diese hinterfragen (in Arbeitsdaten), dadurch wird diese Benachrichtigung an den betroffenen Mitarbeiter ausgelöst
Vorab-Check-in geöffnet	[Modul mobile Zeiterfassung] Wird ausgelöst, sobald der Vorab-Check-In möglich ist
Mitarbeiter hat Bemerkung gesendet	Diese Benachrichtigung geht an den Planer eines Einsatzes, zu welchem der Mitarbeiter eine Bemerkung sendet (über die App ist das möglich, beim Anmelden, Bestätigen und beim Übermitteln von Arbeitsdaten).
Mitarbeiter hat Einsatzstatus geändert	Benachrichtigung an den Planer, wenn ein Mitarbeiter entweder: die Einladung ignoriert, sich anmeldet, oder seinen Einsatz bestätigt
Mitarbeiter Arbeitsdaten Erinnerung	[Modul Arbeitsdatenübermittlung] Wenn Mitarbeiter nach dem Einsatz ihre Arbeitsdaten übermitteln sollen, können sie mit dieser Benachrichtigung daran erinnert werden. Die Nachricht wird nur an Personen gesendet, die ihre Daten noch nicht eingetragen haben. Der Zeitpunkt an dem die Nachricht versendet wird, kann man in den Einstellungen konfigurieren:
Mitarbeiter willkommen	Erhält jeder neu aufgenommene Mitarbeiter. Diese Nachricht enthält Usernamen, Passwort und den Link zur Webapplikation sowie die Downloadlinks für die Mobile App
Passwort vergessen	Wird ausgelöst, wenn Mitarbeiter „Passwort vergessen“ anklickt
Neuer Mitarbeiterrahmenvertrag	[Modul Verträge] Wird ausgelöst, wenn es einen neuen Rahmenvertrag zu unterzeichnen gibt
Passwort verfällt bald	Wenn in den Einstellungen Passwörter so eingestellt sind, dass sie ablaufen, erhalten Mitarbeiter eine Erinnerung, dass sie ein neues Passwort setzen sollen
Mitarbeiter hat Vorab-Check-In gesendet	[Modul Mobile Zeiterfassung] wird an den Planer gesendet, sobald ein Mitarbeiter sein Pre-Check-In sendet oder aktualisiert
Planer hat Einsatzstatus verändert	Diese Nachricht wird ausgelöst, wenn: der Planer eine Einladung zurückzieht, einen Mitarbeiter direkt anmeldet, einen Mitarbeiter austeilt oder einen abgelehnten/ignorierten Mitarbeiter einteilt.
Planer hat Mitarbeiter eingeteilt	Wird bei Einteilung zu einem Job ausgelöst
Planer hat Mitarbeiter abgelehnt	Wird ausgesendet, wenn ein angemeldeter/eingeteilter Mitarbeiter vom Planer für einen Einsatz abgelehnt wird
Planer hat Mitarbeiter eingeladen	Wird ausgesendet, wenn Mitarbeiter zu Jobs eingeladen werden
Planer willkommen	Benachrichtigung an einen neuen Planer, dass sein Konto erstellt wurde
Erinnerung: Reports auszufüllen	[Modul Reporting] Diese Benachrichtigung erinnert Mitarbeiter daran, dass Reports auszufüllen sind.

Benachrichtigungen (Push-Nachrichten) der App lokal an- und ausschalten

Jeder Benutzer der Staffcloud App kann für sich selber entscheiden ob er die Pushnachrichten für die App ein oder ausschalten möchte.

In der App unter Mein Konto - Einstellungen können die Push-Nachrichten ein oder ausgeschalten werden. Zusätzlich gibt es bei Android/Apple noch zusätzliche Einstellungen für das Zulassen oder Blockieren von Push Nachrichten.

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