Projekt - Struktur
Die Hierarchie innerhalb der Projekte in Staffcloud kann verschieden ausgelegt werden. Wichtig dafür ist es, die grundlegende Struktur zu kennen.
Anbei ein Beispiel zum simplen Aufbau eines Projektes.
Ein Projekt - Was ist das?
Ein Projekt ist eine Art Ordner welches verschiedene Informationen zu den darin enthaltenen Events oder auch Funktionen enthält. Diese Informationen können nur den Planer*innen vorbehalten sein oder den Mitarbeiter*innen gezeigt werden.
Ein Projekt kann eine Veranstaltung, ein Dienst oder eine Dienstschicht sein, die sich über einen beliebig langen Zeitraum erstrecken. Es enthält verschiedene Informationen, wie zum Beispiel, den Namen und die Art des Projektes.
Die Informationen zu einem Projekt sind in der Planeransicht in zwei Spalten aufgeteilt.
In der Linken finden sich die Grundangaben zum Projekt, bestehend aus Name, Kunde, Kontakt und Planer. Dies sind die vom System vorgegebenen Grundsteine, wobei nur der Name ein Pflichtfeld ist - Kunde und Kontakt können auch leer bleiben.
Die rechte Seite zeigt die Projektdetails. Diese sind komplett frei definierbar. Wie dies geht erfahren Sie unter Datenfelder & Formulare
Ein Projekt selbst enthält keine Information zu Datum, Zeit oder Ort. Diese Informationen werden für die einzelnen Events innerhalb des Projekts konfiguriert und werden auf Ebene des Projekts automatisiert zusammengefasst.
Ein Projekt verfügt auch über keinen Status, da dieser den einzelnen Events innerhalb des Projekts zugewiesen ist. So kann das gleiche Projekt in den Reitern Aktiv, Archiviert oder Entwurf aufscheinen. Gibt es in einem Projekt auch Events in einem anderen Status als der aktuell aufgerufene, wird dies durch einen Hinweis unterhalb des Projektnamens visualisiert, wenn die Events des Projekts ausgeklappt wurden. Per Klick auf die Zeile (z.B. "2 aktive Events" im Beispiel) gelangt man direkt zu den Events mit dem entsprechenden Status.
Ein Event - Was ist das?
Ein Event ist immer Teil eines Projektes.
Es wird definiert durch das Datum, die Uhrzeit und den Ort. Diese Informationen dienen den Mitarbeiter*innen als Anhaltspunkt für ihre/n Schicht/Dienst.
Die Eventzeit kann von einer Funktionszeit überschrieben werden. Das gleiche gilt für den Ort. Für den Einsatz - also den/die eingeteilten Mitarbeiter*in - zählt immer die Angabe auf der niedrigsten Ebene.
Dementsprechend kann die Einsatzzeit des Mitarbeitenden der Eventzeit entsprechen, insofern in der Funktion nichts weiteres angegeben wird.
Eventfunktion
Die Eventfunktion entspricht der eigentlichen Tätigkeit der Mitarbeiter*innen. Sie definiert den Einsatz der Mitarbeiter*innen. Ein Event kann eine oder mehrere Eventfunktionen aufweisen, die zusammen auch als "Team" beschrieben werden.
Die Eventfunktion hat einen Namen und kann eine vom Event abweichende Zeit sowie einen Abweichenden Ort enthalten.
Im oberen Beispiel ist für jedes Event (jeden Einsatztag) eine Funktion (eine Schicht) erstellt worden.
Die erste Funktion im Event vom 22.03.2021 enthält eine andere Zeit (Funktionszeit) sowie einen anderen Einsatzort als die beiden folgenden Tage. Das Überschreiben von Eventzeiten oder dem Eventort in der Eventfunktion dient der Präzisierung der Einsatzbedingungen. So soll ein Teamleitung vielleicht 30min früher beginnen oder sich die Logistik an einem anderen Ort treffen, obwohl alle im gleichen Event arbeiten.
Zur Erstellung einer Eventfunktion sind zwei Angaben immer nötig. Die Art der Eventfunktion - einfach Funktion genannt - beschreibt, um was für eine Art von Einsatz es sich handelt. Sie wird aus der Liste der angelegten Funktionen ausgewählt. Die Anzahl beschreibt wie viele Mitarbeiter*innen für die Eventfunktion benötigt werden.
Daneben kann die Definition der Eventfunktion mit einer Beschreibung verfeinert werden. Diese hilft insbesondere Eventfunktionen des gleichen Typs auseinanderzuhalten oder genauer zu beschreiben.
Jede erstellte Eventfunktion wird automatisch einer Schicht zugewiesen. Zusammenerstellte Eventfunktionen (für mehrere Events) fallen dabei in die selbe Schicht. Eine Schicht beschreibt die "selbe" Tätigkeit in verschiedenen Events. Ein Beispiel wäre eine Eventfunktion von 8-12 Uhr, die sich täglich (ein Event pro Tag) wiederholt - eine Morgenschicht. Schichten können bei der Einsatzplanung zum einfacheren Auswählen und Erstellen von Einsätzen genutzt werden.
Soweit nichts anderes eingestellt wurde, werden die Mitarbeiter*innen auf Funktionen eingeladen. So können Mitarbeiter*innen sich direkt zu den Einsätzen anmelden.
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